Hinweisgebersystem2024-07-09T17:08:44+02:00
Gemanagtes Hinweisgeberschutzgesetz-konformes Meldesystem der COMPLIANCELINE GmbH

Meldestellenbetrieb auslagern

Gesetzes-
konformität leicht gemacht

Mit uns stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfüllt. Mit unserem sicheren Hinweisgebersystem und unserem Service als externe Meldestellenbeauftragte können Sie die Verpflichtungen des HinSchG einfach auslagern.

Wir machen das für Sie. Von Profis – für Profis.

Hinweisgeberschutzgesetz! – Was nun?

unter 50 Mitarbeiter

Kleine Unternehmen müssen kein Hinweisgebersystem einführen, ihre Beschäftigte, können Meldungen bei behördlichen Meldestellen abgeben.

Vielleicht möchten manche Unternehmen lieber freiwillig ein Hinweisgebersystem einführen?

ab 50 – 249 Mitarbeiter

Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern müssen seit dem 17.12.2023 ein Hinweisgeberverfahren eingeführt haben.

Zudem können Sie sich nach §14 HinSchG in Gruppen zusammentun und gemeinsam eine Meldestelle betreiben.

ab 250 Mitarbeiter

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten müssen seit dem 2.7.2023 über ein Hinweisgeberverfahren verfügen.

 

Öffentliche Beschäftigungsgeber
Was gilt?

Öffentliche Beschäfti-
gungsgeber
Was gilt?

Öffentliche Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern müssen seit dem 2. Juli 2023 interne Meldestellen betreiben. Im Gegensatz zu privaten Unternehmen, die eine Übergangsfrist haben, gibt es für öffentliche Arbeitgeber keine solche Frist. Diese Meldestellen sind wichtige Kanäle, um Bedenken oder Meldungen über mögliche Verstöße sicher zu äußern.

Beispielbild für die Richtlinie im Öffentlichen Dienst

Wer sind wir?

Unser Engagement: Sicherheit, Transparenz und Integrität in Ihrer Organisation

Wir sind erfahren im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Unser erfahrenes Team aus Datenschutzbeauftragten und Informationssicherheitsbeauftragten ist das Handling von sensiblen Informationen gewohnt: ob Datenschutz-Beschwerden und -Vorfälle oder IT-Incidents, wir unterstützen unsere Kunden durch professionelles und effizientes Management solcher Fälle.

Hinweisgebersystem der COMPLIANCELINE Beispiel

Effizienter Betrieb der Meldestelle mit unserem digitalen Meldesystem

Effizienter Betrieb der Meldestelle mit unserem digitalen Meldesystem

Wir bieten ein sicheres und effizientes Hinweisgeber-Portal an, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße anonym zu melden.

  • Vertrauliche oder vollständig anonyme Meldung von Hinweisen
  • Text wird automatisch überarbeitet, um Rückschlüsse auf Hinweisgeber zu verschleiern
  • Alle Informationen werden verschlüsselt übertragen
    Mehrsprachig (englisch, deutsch)

Auslagerung des Meldestellenbetriebes für effiziente Compliance

Full Service Anbieter für Ihre interne Meldestelle

Professionelle Hinweisgeber-Plattform

Icon zu vollständig digatles Hinweisgebersystem

Unser Angebot enthält ein an Ihre Bedürfnisse (Farben/Logo, Texte, Sprachen) anpassbares elektronisches Hinweisgebersystem für eine komfortable anonyme oder nicht-anonyme Einreichung von Meldungen und eine effiziente Kommunikation mit den Hinweisgebern.

Professionelles Set-Up

Prozesse & Dokumente

  • professionelle Prozessbeschreibung und Alarmierungsplan
  • Informationsmaterial für Mitarbeiter
  • Muster Datenschutzerklärung
  • Muster Verfahrensverzeichnis
  • Muster Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Muster Antwort-Templates

regelmäßiges Screening

Regelmäßiges Screening und Sortieren der Eingänge (SPAM, Fachfremdes, echte Meldungen)

Pragmatische Fallbearbeitung

Vertraulich, kompetent, schnell

  • Eingangsbestätigung nach spätestens 7 Tagen
  • Weiterleitung unter Beachtung der Vertraulichkeit
  • Koordination Zwischenfragen
  • Fristenmanagement
  • Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten

Auslagerung des Meldestellenbetriebes für effiziente Compliance

Full Service Anbieter für Ihre interne Meldestelle

Professionelle Hinweisgeber-Plattform

Icon zu vollständig digatles Hinweisgebersystem

Unser Angebot enthält ein an Ihre Bedürfnisse (Farben/Logo, Texte, Sprachen) anpassbares elektronisches Hinweisgebersystem für eine komfortable anonyme oder nicht-anonyme Einreichung von Meldungen und eine effiziente Kommunikation mit den Hinweisgebern.

Professionelles Set-Up

Prozesse & Dokumente

  • professionelle Prozessbeschreibung und Alarmierungsplan
  • Informationsmaterial für Mitarbeiter
  • Muster Datenschutzerklärung
  • Muster Verfahrensverzeichnis
  • Muster Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Muster Antwort-Templates

Regelmäßiges Screening

Regelmäßiges Screening und Sortieren der Eingänge (SPAM, Fachfremdes, echte Meldungen)

Pragmatische Fallbearbeitung

Vertraulich, kompetent, schnell

  • Eingangsbestätigung nach spätestens 7 Tagen
  • Weiterleitung unter Beachtung der Vertraulichkeit
  • Koordination Zwischenfragen
  • Fristenmanagement
  • Rückmeldung nach spätestens 3 Monaten

Alle Regelungen im übersichtlichen Volltext

Alle Regelungen im übersichtlichen Volltext

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern im einfach zu navigierenden Volltext – einfach nachlesen was wirklich im Gesetz steht, statt auf komplizierte Fachartikel zu vertrauen.

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und EU-Whistleblower-Richtlinie

Häufige Fragen zum Hinweisgebergesetz

Wie lange sind Meldungen aufzubewahren? Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?2024-06-29T18:20:56+02:00

Nach §11 Abs. 5 HinSchG sind Meldungen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Sinnvollerweise sollte das Verfahren erst dann als abgeschlossen angesehen werden, wenn auch die rechtliche Verfolgung, etwa über mehrere gerichtliche Instanzen, abgeschlossen ist.

Ist die Zahl der Mitarbeiter nach Köpfen oder Kapazität / Stelle/ FTE zu bestimmen?2023-07-24T19:15:00+02:00

Für die Bestimmung des Schwellenwertes für die Pflicht zur Errichtung einer Meldestelle nach §12 HinSchG gilt das Kopfprinzip.
Es ist also die Zahl der “Köpfe” ausschlaggebend, nicht die Zahl der Stellen, die bei Teilzeitstellen deutlich mehr Köpfe erlauben.
Auch sind Zeitarbeitskräfte, Auszubildende, Altersteilzeitkräfte und sogar Praktikanten dem zuzurechnen.

Kann der Hinweisgeber sich auch direkt an eine Behörde wenden?2023-07-16T11:07:48+02:00

Ja. Der Hinweisgeber hat ein nach §7 HinSchG Wahlrecht. Er kann sich an eine interne Meldestelle im Unternehmen (so sie existiert, dem MA bekannt ist und attraktiv erscheint) oder sich an eine externe Meldestelle bei einer Behörde wenden.

Aufgrund dieses Wahlrechtes ist es für Unternehmen wichtig, eine Meldestelle nicht nur formell einzurichten, sondern diese auch bekannt und möglichst attraktiv zu machen. Attraktivität kann hergestellt werden z.B. durch (freiwillige, da vom Gesetz nicht zwingend geforderte) Bearbeitung auch anonymer Hinweise und durch glaubhafte Zusicherung von Vertraulichkeit und tatsächlichem Schutz des Hinweisgebers vor Sanktionen und Vergeltung.

Dürfen Informationen unter NDA oder anderer vertraglicher Verschwiegenheitspflicht gemeldet werden?2023-07-02T00:19:54+02:00
Warum gehen besondere Vorschriften dem HinSchG vor?2023-07-11T07:53:58+02:00

§4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt die Vorrangigkeit besonderer Vorschriften.

Die Regelungen des HinSchG gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten und Arbeitgeber. Sie stellen einen allgemeinen Standard dar, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten, die rechtswidriges Verhalten in ihrem Unternehmen aufdecken.

Allerdings enthält §4 HinSchG die Bestimmung, dass spezielle Vorschriften, die denselben Sachverhalt regeln, Vorrang vor dem HinSchG haben. Das bedeutet, wenn es für einen bestimmten Bereich spezielle gesetzliche Regelungen zum Hinweisgeberschutz gibt, dann gehen diese Regelungen dem allgemeinen HinSchG vor.

Der Grund dafür liegt in der Spezifität dieser Regelungen. Oft sind solche besonderen Vorschriften präziser und an die speziellen Gegebenheiten des jeweiligen Bereichs angepasst. Sie können deshalb einen effektiveren oder angemesseneren Schutz für Hinweisgeber bieten.

Es ist wichtig, dass bei der Anwendung des Hinweisgeberschutzgesetzes stets geprüft wird, ob besondere Vorschriften existieren, die den gleichen Sachverhalt regeln und möglicherweise Vorrang haben.

Werden neben dem Hinweisgeber auch andere Personen geschützt?2023-07-28T17:28:39+02:00

Ja, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt neben den Hinweisgebern auch weitere Personenkreise.

Gemäß §1 Abs. 1 HinSchG sind Personen geschützt, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Dies sind die sogenannten hinweisgebenden Personen oder Whistleblower.

Darüber hinaus schützt das Gesetz gemäß §1 Abs. 2 HinSchG auch Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Das können beispielsweise Personen sein, die in den gemeldeten Verstoß involviert sind, oder solche, die auf andere Weise durch die Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Die gesetzlichen Bestimmungen zielen darauf ab, Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern (§36 HinSchG) und einen sicheren Raum für die Meldung von Fehlverhalten zu schaffen. Dies dient der Förderung von Transparenz und Verantwortung in der Arbeitswelt und dem Schutz von Personen, die dazu beitragen.

Die genauen Details des Schutzes können je nach spezifischen Umständen variieren und sollten im Zweifelsfall mit einem Rechtsanwalt oder anderen Rechtsexperten geklärt werden.

Zusammenfassend bietet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen umfassenden Schutz für Hinweisgeber und für Personen, die auf andere Weise von Meldungen oder Offenlegungen betroffen sind. Es leistet einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmenskultur und der rechtlichen Sicherheit in Unternehmen.

Warum ist eine ausgelagerte interne Meldestelle keine externe Meldestelle?2023-07-01T14:20:36+02:00

Ein Unternehmen, das nach §12 HinSchG verpflichtet ist, eine Meldestelle einzurichten, kann sich nach §14 Abs. 1 HinSchG dazu entscheiden, einen Dritten als sog. externen Meldestellenbeauftragten zu betrauen und somit die interne Meldestelle auszulagern.

Ist diese ausgelagerte interne Meldestelle daher eine externe Meldestelle?

Nein. Eine ausgelagerte interne Meldestelle bei einem Unternehmen, bei der die Funktion der Meldestelle an einen externen Dienstleister (externer Meldestellenbeauftragter – s. unsere Dienstleistung) oder eine Ombudsperson übertragen wird, erfüllt zwar bestimmte Merkmale einer externen Meldestelle, ist jedoch nicht identisch mit einer behördlichen externen Meldestelle im Sinne des HinSchG.

Das Gesetz bezieht sich bei externen Meldestellen in den §§19ff. HinSchG speziell auf staatlich eingerichtete Meldestellen bei Behörden, die unabhängig von den Unternehmen agieren und eine spezifische Rolle im Hinweisgeber- und Whistleblowerschutz einnehmen. Eine ausgelagerte interne Meldestelle ist daher keine externe Meldestelle!

 

Welche Vorteile bieten externe Meldestellenbeauftragte?2023-07-01T14:13:08+02:00
  • Unabhängigkeit:
    Externe Meldestellen sind unabhängig von den Unternehmen und agieren objektiv bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen. Dadurch wird möglichen Interessenkonflikten entgegengewirkt.
  • Vertraulichkeit und Schutz:
    Durch die externe Stelle wird die Vertraulichkeit der Hinweisgeber und der beteiligten Personen besser geschützt, da sie keine direkte Verbindungen zum Unternehmen haben und nicht weisungsgebunden sind. Ferner wird der externe Dienstleister im eigenen Interesse nicht seinen guten Ruf durch rechtswidrige (! – §§8,9 HinSchG!)  Indiskretion gegenüber aufs Spiel setzen.
  • Fachwissen und Erfahrung:
    Externe Meldestellenbeauftragte bringen spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung sowohl im Betrieb einer technischen Plattform, in der Einrichtung entsprechender Prozesse und Alarmierungsketten und letztlich im konkreten Umgang mit Hinweisen und Whistleblowing-Fällen und den Hinweisgebern mit, was ihre Effektivität und Effizienz erhöht und teures Lehrgeld vermeiden hilft.
  • Objektive und unabhängig Untersuchungen:
    Durch die externe Position können unabhängige Untersuchungen von Hinweisen durchgeführt werden, was die Objektivität und Glaubwürdigkeit der Untersuchungsergebnisse fördert. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter (Betriebsrat/Personalrat) ein eher angespanntes Verhältnis haben.
  • Neutralität und Konfliktvermeidung:
    Externe Meldestellenbeauftragte agieren neutral und können möglichen sowohl Interessenkonflikten als auch Eskalationen und Indiskretionen im “Flurfunk” entgegenwirken.
  • Effektive Kommunikation:
    Durch die externe Position wird eine effektive und transparente Kommunikation mit den Hinweisgebern sowie den betroffenen Personen ermöglicht.
  • Reduzierung von Reputationsrisiken:
    Durch den Einsatz eines externen Meldestellenbeauftragten können Unternehmen potenzielle Reputationsrisiken im Zusammenhang mit Hinweisgeber-Fällen besser managen.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:
    Externe Meldestellenbeauftragte sind mit den relevanten gesetzlichen Bestimmungen vertraut und nach §15 Abs. 2 HinSchG unterwiesen und gewährleisten durch ihre nachgewiesene Fachkunde eine rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeber- und Whistleblowerschutzes.

Diese Vorteile machen einen externen Meldestellenbeauftragten zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine unabhängige und effektive Meldestelle einrichten möchten.

 

 

 

Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Meldestellenbeauftragten?2023-07-01T14:22:09+02:00

Die Unterscheidung zwischen internen und externen Meldestellenbeauftragten dient der Klarstellung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten:

In der Organisation der Meldestelle ist das Unternehmen nach §14 Abs. 1 HinSchG frei, d.h. es kann nach eigenem Ermessen interne oder externe Meldestellenbeauftragte einsetzen. Es ist wichtig, die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um eine effektive und rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeberschutzes sicherzustellen uns Haftungsfragen zu entgehen.

 

 

Was ist der Unterschied zwischen einer externen und einer internen Meldestelle?2023-07-01T14:26:41+02:00

Eine interne Meldestelle ist nach §12 HinSchG eine Meldestelle bei einem Unternehmen.
Eine externe Meldestelle ist dagegen eine nach §19ff HinSchG eingerichtete Meldestelle bei einer Behörde.

Merke: eine ausgelagerte interne Meldestelle ist keine externe Meldestelle! Hier spricht man besser von internen und externen Meldestellenbeauftragten!

Der Hinweisgeber hat nach §7 HinSchG ein Wahlrecht, ob er sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wendet, er ist in jedem Fall gleichermaßen geschützt.

Ist eine dedizierte E-Mail-Adresse ausreichend für ein Hinweisgebersystem?2024-06-29T18:27:04+02:00

Nein, eine dedizierte E-Mail-Adresse ist nach herrschender Meinung nicht ausreichend für ein effektives Hinweisgebersystem gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das HinSchG legt bestimmte Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb interner Meldekanäle fest, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.

Gemäß §16 Absatz 3 HinSchG müssen die internen Meldekanäle Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Während Anonymität keine explizite Forderung mehr ist, kann sie dennoch für Hinweisgeber attraktiver sein, da sie sich auch an externe, behördliche Stellen wenden dürfen, um ihre Identität zu wahren. Um den Schutz der Identität und den Zugriff durch die IT-Abteilung zu gewährleisten, sollten sichere Hinweisgebersysteme verwendet werden, die auf den Servern des Anbieters gehostet werden und die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleisten.

Darüber hinaus sieht §14 HinSchG vor, dass Unternehmen auch externe Dienstleister (sog. externe Meldestellenbeauftragte) als interne Meldestellen beauftragen können, sofern diese die erforderlichen Garantien für Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bieten.

Die Einrichtung eines wirksamen Hinweisgebersystems erfordert sorgfältige Überlegungen und die Auswahl geeigneter Tools oder Dienstleister, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Welche Unternehmen trifft Pflicht zu Hinweisgebersystem?2024-06-29T11:00:36+02:00

Die Einführung interner Meldekanäle ist nach dem §12 HinSchG für Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern bis zum 2. Juli 2023 verpflichtend. Dennoch tritt die Regelung, nach der ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro für nicht eingerichtete oder betriebene Meldekanäle verhängt werden kann, erst am 1. Dezember 2023 in Kraft. Bis dahin werden keine Bußgelder für das Fehlen solcher Maßnahmen erhoben.
Unabhängig von der Mitarbeiterzahl müssen auch Unternehmen aus bestimmten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungen) Meldekanäle einrichten (§ 12 Absatz 3 HinSchG).

Unternehmen mit üblicherweise 50 bis 249 Mitarbeitern haben eine verlängerte Frist zur Einrichtung dieser Kanäle bis zum 17. Dezember 2023. Laut § 14 Absatz 2 HinSchG dürfen diese Unternehmen Ressourcen bündeln und eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen betreiben.

Kleine Unternehmen mit in der Regel bis zu 49 Mitarbeitern sind von der Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen. Dennoch dürften die Schutzbestimmungen des HinSchG (insbesondere der Schutz vor Repressalien gemäß § 36 HinSchG) auch in diesen kleineren Unternehmen Anwendung finden, z.B. wenn ein Mitarbeiter einen Rechtsverstoß meldet. Daher ist die Frage, ob diese Unternehmen nicht auch freiwillig eine Meldestelle einrichten, um Meldungen intern melden zu lassen, bevor sich Beschäftigte an externe (= behördliche) Meldestellen wenden.

Welche Verstöße können nach HinSchG gemeldet werden?2023-06-30T18:15:29+02:00

Gemäß HinSchG sind nicht alle Verstöße, die ein Mitarbeiter melden könnte, vom Gesetz erfasst. Allerdings bietet § 2 HinSchG einen sehr umfangreichen Schutzbereich. Der Schutz nach HinSchG wird für hinweisgebende Personen gewährt, wenn sie folgende Verstöße melden:

  • Verstöße gegen strafrechtliche Bestimmungen: Dies bezieht sich auf sämtliche Strafbestimmungen nach deutschem Recht.
  • Verstöße, die mit einem Bußgeld sanktioniert werden (also Ordnungswidrigkeiten), sofern die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Gesundheit oder den Rechten von Arbeitnehmern oder deren Vertretungsorganen dient. Dies umfasst beispielsweise Bestimmungen im Bereich des Arbeitsschutzes und der Gesundheitssicherheit, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldbestimmungen, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Informationspflichten gegenüber Betriebsratsorganen sanktionieren.
  • Darüber hinaus sind alle Verstöße gegen Bundes- und Landesgesetze umfasst, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Vorschriften erlassen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in vielen verschiedenen Bereichen wie: Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Anforderungen an die Produktsicherheit, Anforderungen an die Verkehrssicherheit, Vorschriften für den Transport gefährlicher Güter, Vorschriften für den Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Arzneimittel und Medizinprodukte, Bestimmungen des Verbraucherschutzes, Datenschutz- und IT-Sicherheitsbestimmungen, Vorschriften für das Vergaberecht, Regelungen zur Rechnungslegung von Kapitalgesellschaften, Bestimmungen im Bereich des Wettbewerbsrechts usw.
  • Schließlich wurde der Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamten erweitert, die einen Verstoß gegen die Treuepflicht zur Verfassung darstellen, wahrscheinlich im Lichte der Ereignisse um die “Reichsbürger-Razzia”.

Bitte beachten Sie: Eine Voraussetzung ist immer, dass die Verstöße sich auf den Arbeitgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit der die hinweisgebende Person in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG).

Wer ist Hinweisgeber nach HinSchG?2023-06-30T18:16:38+02:00

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet Schutz für natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die gemäß dem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen) gemäß §1 Abs. 1 HinSchG.

Unter die Kategorie “hinweisgebende Personen” fallen laut §3 HinSchG “Beschäftigte”, die auf folgende Weise definiert sind:

– Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§3 Abs. 8 Nr. 1 HinSchG)
– Personen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 2 HinSchG)
– Beamtinnen und Beamte (§3 Abs. 8 Nr. 3 HinSchG)
– Richterinnen und Richter, ausgenommen ehrenamtliche Richterinnen und Richter (§3 Abs. 8 Nr. 4 HinSchG)
– Soldatinnen und Soldaten (§3 Abs. 8 Nr. 5 HinSchG)
– Personen, die aufgrund ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen gelten. Dazu gehören auch Heimarbeiter und ähnlich Beschäftigte (§3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG)
– Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 7 HinSchG)

Gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG müssen interne Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten und Leiharbeitnehmern zur Verfügung stehen. Ob die Meldekanäle auch für andere Personen, die in Beziehung zum Unternehmen stehen, geöffnet werden, obliegt der Entscheidung des Unternehmens.

Zusätzlich bietet das HinSchG Schutz für Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder von einem Hinweis betroffen sind, auch wenn sie selbst keinen Hinweis gegeben haben.

Können wir eigene Fallbearbeiter benennen?2023-06-24T12:43:10+02:00

Ja, Sie können eigene Fallbearbeiter benennen, die einen eigenen, verschlüsselten Zugang zum Portal erhalten. Das können Mitarbeiter des Unternehmens oder externe Personen (Rechtsanwalt, Ombudsmann, externer Ermittler) sein. Es ist nach § 15 HinSchG sicherzustellen, dass alle, die mit der Entgegennahme und Verarbeitung von Meldungen betraut sind, hinreichend unterwiesen sind. Kunden der complianceline GmbH erhalten die Möglichkeit, ohne weitere Kosten ihre internen Meldestellenbeauftragten über eine von der complianceline GmbH bereitgestelltes Schulungsportal entsprechend zu unterweisen und den Nachweis der Fachkunde zu erbringen.

Was passiert, nachdem eine Meldung abgegeben wurde?2023-06-29T20:20:46+02:00

Nachdem eine Meldung abgegeben wurde, erhalten die designierten Meldestellenbeauftragten eine Benachrichtigung. Dies sind im Regelfall von der complianceline als externe Meldestellenbeauftragte beauftragte, vertrauenswürdige und hinsichtlich der Fachkunde zertifizierte Personen, im Einzelfall auf Wunsch des Auftraggebers auch andere interne oder externe Beauftragte (z.B. Haus-Jurist, Rechtsanwalt, etc.).

  1. Klassifizierung
    Die Meldestellenbeauftragten werden die Meldung klassifizieren, d.h. die Meldung einordnen.
    Dabei wird untersucht, ob die Meldung sich auf einen geplanten oder tatsächlichen Rechtsverstoß i.S.d. §2 HinSchG bezieht oder ob es sich um SPAM oder eine schachfremde Meldung handelt. SPAM wird entsprechend markieret und der Fall geschlossen. Fälle sachfremder Meldungen (etwa: Service-Anfragen) werden geschlossen, nachdem die Meldung an die richtige Stelle weitergeleitet wird.
  2. Eingangsbestätigung
    Die Meldestellenbeauftragten versenden an den Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung, spätestens innerhalb 7 Tagen.
  3. Weiterleitung und Anstoßen interner Untersuchungen
    Die Meldung wird dann gem. dem zuvor festgelegten Alarmierungsplan an die zuständigen Stellen weitergeleitet, die den Fall intern untersuchen
  4. Klärung von Rückfragen
    Sofern bei der internen Untersuchung Rückfragen entstehen, wird die Meldestelle durch die Meldestellenbeauftragten Kontakt mit dem Hinweisgeber aufnehmen und ihn um Feedback bitten.
  5. Abschlussmeldung bzw. Folgemaßnahmen
    Die Meldestelle wird dem Hinweisgeber nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über erfolgte Ermittlungen und deren Stand nach Rücksprache mit dem Auftraggeber geben. Sie kann in Absprache mit dem Auftraggeber weitere Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG einleiten.
Wer kann auf die Meldungen zugreifen?2023-06-29T20:21:20+02:00

Nur berechtigte Personen, die sog. Meldestellenbeauftragten, können auf die Meldungen zugreifen. In der Regel sind dies nur die von der complianceline GmbH als externe Meldestellenbeauftragte benannten Personen. Der Auftraggeber kann jedoch auch eigene interne (z.B. Rechtsabteilung) oder externe Fallbearbeiter (z.B. externen Rechtsanwalt) als weitere Meldestellenbeauftragte benennen. Die Empfänger bzw. zugriffsberechtigten Personen werden im aktuellen Hinweisgebersystem dem Hinweiegeber bei Abgabe der Meldung namentlich angezeigt. Alle internen oder externen Meldestellenbeauftragten, müssen nach §15 HinSchG die notwendige Fachkunde (Schulung/Zertifizierung) nachweisen.

Wie sicher sind die Informationen, die über das Online-Hinweisgebersystem gemeldet werden?2023-06-24T15:33:10+02:00

Alle Meldungen werden auf der Plattform verschlüsselt abgelegt. Nur berechtigte Personen, die Meldestellenbeauftragten, können diese entschlüsseln, nachdem sie sich mit sicherer Mehr-Faktor-Authentifizierung am Portal angemeldet haben. Das Portal wird von einem deutschen Dienstleister in einem europäischen Rechenzentrum gehostet und sichert einen Schutzstandard “nach dem Stand der Technik” zu.

Wie wird die Anonymität der Hinweisgeber gewährleistet?2023-07-01T23:46:04+02:00

Unser Hinweisgebersystem bietet auch die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Es können dabei zur weiteren Sicherstellung der Anonymisierung eine Vereinheitlichung des Textes (Elimenierung von Gross-/Kleinschreibung) vorgenommen werden. Auch kann die Meldung zeitverzögert eingereicht werden, um dem Hinweisgeber die Möglichkeit zur Beschaffung eines Alibis zu geben. Dennoch besteht selbst bei anonymen Meldungen die Möglichkeit eines Rückkanals zum Hinweisgeber für weitere Fragen und Rückmeldungen, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Dies wird durch die Bereitstellung von Zugangsdaten zum Portal gewährleistet.

Was ist ein Online-Hinweisgebersystem?2023-07-01T23:48:27+02:00

Ein Online-Hinweisgebersystem ist ein Softwaresystem, das eine sichere Plattform bereitstellt, die es Mitarbeitern, Organmitgliedern, Geschäftspartnern und Dritten ermöglicht, Meldungen über Gesetzes- und interne Regelverletzungen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens über eine Online-Plattform zu melden. Dabei kann zwischen verschiedenen Kategorien gewählt werden und auch Dateien hochgeladen oder Tonaufnahmen gemacht werden. Das Online-Hinweisgebersystem ermöglicht selbst bei anonymen Meldungen einen Rückkanal durch Einrichtung eines anonymen Postfachs mit geheimen Zugangsdaten für den Hinweisgeber.

Unterscheiden Sie ein Hinweisgebersystem vom Betrieb einer Meldestelle bzw. der Leistung des externen Meldestellenbeauftragten: ein Hinweisgebersystem ist zunächst nur eine Software, die von jemandem eingerichtet, gepflegt und gemanaged werden muss. Nur weil Sie ein Hinweisgebersystem gekauft gaben, haben Sie noch keine Meldestelle eingerichtet.

Kann ein Unternehmen externe Dienstleister als Meldestellenbeauftragte beauftragen?2023-07-01T23:51:27+02:00

Ja, Unternehmen können nach §14 Abs. 1 HinSchG (“Betrauung eines Dritten”) externe Dienstleister beauftragen, um als Meldestellenbeauftragte zu fungieren. Es bleibt deshalb immer noch eine interne Meldestelle und ist keine externe Meldestelle. Dies kann besonders nützlich sein für Unternehmen, die nicht die Ressourcen oder das Fachwissen haben, um diese Rolle intern zu besetzen oder diese Funktion gerne in kompetente externe Hände legen.

Wie bieten Ihnen diese Dienstleistung gerne an – s. unsere Informationsseite zum externen Meldestellenbeauftragten.

Was ist die Rolle eines Meldestellenbeauftragten?2023-07-01T23:52:19+02:00

Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus dem Verfahren für eine interne Meldestelle, das in § 17 HinSchG definiert ist. Der oder die Meldestellenbeauftragte(n) ist/sind dafür verantwortlich, Meldungen von Hinweisgebern zu empfangen, zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Sie bilden durch ihre Beauftragung die Meldestelle (§14 HinSchG). Die Meldestellenbeauftragten sind auch dafür verantwortlich, die Anonymität des Hinweisgebers nach §8f HinSchG zu schützen und sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen (sog. Repressalien) gegen ihn oder sie ergriffen werden. Wichtig ist die Freiheit der Meldestellenbeauftragten von Interessenkonflikten nach §15 Abs.1 HinSchG. Dazu ist nach §15  Abs. 2 HinSchG eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen.

Wie kann ein Unternehmen ein sicheres und anonymes Meldeverfahren gewährleisten?2023-06-29T20:24:43+02:00

Unternehmen können sichere und anonyme Meldeverfahren gewährleisten, indem sie spezielle Hinweisgeber-Portale einrichten, die die Identität des Hinweisgebers schützen und einen anonymen und verschlüsselten Rückkanal anbieten. Im Unternehmen aufgehängte Briefkästen (“Kummerkasten”) oder eine dedizierte Melde-E-Mail-Adresse leitet das nicht. Darüber hinaus sollten sie klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Meldungen etablieren und sicherstellen, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber nicht toleriert werden (§36 HinSchG).

Was sind die Vorteile eines effektiven Hinweisgeberschutzsystems?2023-07-01T23:55:50+02:00

Ein effektives Hinweisgeberschutzsystem fördert Transparenz und Vertrauen in einem Unternehmen. Es ermöglicht Mitarbeitern, Bedenken sicher zu äußern, und hilft Unternehmen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Darüber hinaus zeigt es, dass das Unternehmen sich für ethisches Verhalten und Compliance einsetzt.
Weil der Beschäftigte bzw. Mitarbeite eine Wahlfreiheit hat (§7 HinSchG), ob er einen Hinweis bei einer internen Meldestelle abgibt oder bei einer externen (=Behörde), ist es für Unternehmen wichtig, die interne Meldestelle so attraktiv und bekannt wie möglich zu machen.

Auch könnte es auch für kleinere Unternehmen interessant sein, die Meldestelle auszulagern und sowohl den Betrieb des Hinweisgebersystems, also der technischen Meldeplattform, wie auch den eigentlichen Meldestellenbetrieb als Leistung des externen Meldestellenbeauftragten auszulagern

Wie unterstützt complianceline Unternehmen bei der Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes?2023-07-01T23:57:10+02:00

complianceline bietet ein sicheres Hinweisgeber-Portal UND den Service als externe Meldestellenbeauftragte an.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Anforderungen des Gesetzes zu erfüllen und ein sicheres und vertrauenswürdiges Arbeitsumfeld zu schaffen und managen die Meldestelle. Also nicht nur die Software, sondern auch den Service der regelmäßigen Überwachung und des Fristencontrollings gem. §17 HinSchG.

Was bedeutet es, den Service als externe Meldestellenbeauftragte zu nutzen?2023-07-01T23:53:35+02:00

Als externe Meldestellenbeauftragte übernehmen wir die Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Ihrem Unternehmen.

Wir stellen sicher, dass

  • Sie ein einfach zu bedienendes, einladendes elektronisches Hinweisgebersystem erhalten, das nach Ihrem Corporate Design gestaltet ist und Ihre Farben nutzt und auf Sie zugeschnittene texte und Sprachen verwendet.
  • Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontakte im Vorfeld abgestimmt sind.
  • Sie über ein Team von geschulten, externen Meldestellenbeauftragten verfügen, die sicherstellen, dass
    • der Eingang werktäglich überwacht wird
    • SPAM und fachfremde Meldungen ausgesondert werden
    • echte Meldungen gem. festgelegtem Alarmierungsplan unverzüglich weitergereicht werden
    • der Eingang der Meldung dem Hinweisgeber binnen 7 Tagen bestätigt wird
    • etwaige Rückfragen zum und evtl. Antworten vom Hinweisgeber koordiniert werden
    • nach spätestens 3 Monaten eine abgestimmte Abschlussmeldung an den Hinweisgeber versandt wird.
  • alle gesetzlichen Anforderungen professionell und effizient erfüllt werden.
Was ist das Hinweisgeber-Portal und wie funktioniert es?2023-06-29T20:26:01+02:00

Das Hinweisgeber-Portal ist eine sichere und effiziente Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße anonym zu melden. Die Meldungen werden dann an die zuständigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet.

Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass es das Hinweisgeberschutzgesetz einhält?2023-05-30T20:47:57+02:00

Unternehmen können durch die Einrichtung sicherer und anonymer Meldekanäle sowie durch die Schulung ihrer Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen des Gesetzes die Einhaltung sicherstellen. Complianceline kann Unternehmen dabei unterstützen, diese Anforderungen zu erfüllen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen das Hinweisgeberschutzgesetz nicht einhält?2023-07-01T15:01:34+02:00

Wenn sich ein Unternehmen nicht an die Bestimmungen des HinSchG hält, sieht das Gesetz Bußgelder vor. Das gilt nicht nur dann, wenn keine Meldestelle nach §12 eingerichtet wird, sondern auch schon für den Versuch der Unterbindung einer Meldung, einer Repressalie gegen den Hinweisgeber oder einer Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung oder der Identität involvierter Personen.

Zunächst kann das Unternehmen mit einer Geldbuße belegt werden. Gemäß § 40 HinSchG können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Die genaue Höhe der Geldbuße hängt von der Schwere des Verstoßes, der Unternehmensgröße und anderen relevanten Faktoren ab. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, die seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, bleibt ein Verstoß bis Ende 2023 nach den Übergangsvorschriften in §42 HinSchG sanktionsfrei. 

Aufgrund der Wahlfreiheit des Hinweisgebers nach §7 auch an eine externe (behördliche) Meldestelle zu melden, kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung oder die Einrichtung einer unkomfortablen Lösung (etwa: ohne Zusicherung von Anonymität) dazu führen, dass dem Unternehmen die Kontrolle über die Meldungen entgleitet und es Gegenstand behördlicher Ermittlungen wird.

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das HinSchG auch zu Reputationsschäden führen. Unternehmen, die den Schutz von Hinweisgebern vernachlässigen oder Fälle von Repressalien gegen Whistleblower nicht angemessen behandeln, riskieren einen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit.

Des Weiteren kann ein Unternehmen bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen auch mit zivilrechtlichen Klagen von betroffenen Hinweisgebern rechnen. Diese können Schadensersatzansprüche geltend machen und das Unternehmen vor Gericht verklagen.

Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG erst seit kurzer Zeit in Kraft ist und die genauen Auswirkungen und Strafen für Verstöße noch nicht umfassend erprobt wurden. Die tatsächlichen Folgen eines Verstoßes gegen das HinSchG können daher von Fall zu Fall unterschiedlich sein und von den entsprechenden Behörden und Gerichten festgelegt werden.

Um rechtliche Probleme und mögliche Sanktionen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit den Bestimmungen des HinSchG vertraut zu machen, interne Meldestellen einzurichten (die auch durch einen externen Meldestellenbeauftragten betrieben werden kann) und angemessene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern zu ergreifen. Eine ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Compliance-Verstöße aufzudecken und mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.

Welche Unternehmen sind von dem Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?2023-06-24T15:51:10+02:00

Grundsätzlich sind vom HinSchG alle Unternehmen betroffen, aber nur Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern haben eine konkrete Verpflichtungen nach §12 HinSchG zur Einrichtung einer eigenen oder mit anderen gemeinsam genutzten (§ 14 Abs. 2 HinSchG) Meldestelle. Das HinSchG gilt auch für öffentliche Einrichtungen und Nichtregierungsorganisationen, für sie gilt ggf. Landesrecht. Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind insoweit betroffen, als dass sie ihre Mitarbeiter direkt an externe (behördliche) Meldestellen wenden dürfen, ohne Repressalien befürchten zu müssen.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?2023-06-24T15:23:35+02:00

Das Hinweisgeberschutzgesetz – oder kurz: HinSchG – ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen dazu verpflichtet, sichere Meldekanäle für Mitarbeiter einzurichten, die Kenntnis von Verstößen oder Fehlverhalten haben. Es soll Hinweisgeber – auch  Whistleblower genannt – vor Repressalien schützen und fördert so Transparenz und Integrität in der Geschäftswelt. Das Gesetz ist die Umsetzung der Hinweisgeberschutzrichtlinie der Europäischen Union.

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