Nach §11 Abs. 5 HinSchG sind Meldungen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Sinnvollerweise sollte das Verfahren erst dann als abgeschlossen angesehen werden, wenn auch die rechtliche Verfolgung, etwa über mehrere gerichtliche Instanzen, abgeschlossen ist.

Für die Bestimmung des Schwellenwertes für die Pflicht zur Errichtung einer Meldestelle nach §12 HinSchG gilt das Kopfprinzip.
Es ist also die Zahl der „Köpfe“ ausschlaggebend, nicht die Zahl der Stellen, die bei Teilzeitstellen deutlich mehr Köpfe erlauben.
Auch sind Zeitarbeitskräfte, Auszubildende, Altersteilzeitkräfte und sogar Praktikanten dem zuzurechnen.

§4 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) regelt die Vorrangigkeit besonderer Vorschriften.

Die Regelungen des HinSchG gelten grundsätzlich für alle Beschäftigten und Arbeitgeber. Sie stellen einen allgemeinen Standard dar, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten, die rechtswidriges Verhalten in ihrem Unternehmen aufdecken.

Allerdings enthält §4 HinSchG die Bestimmung, dass spezielle Vorschriften, die denselben Sachverhalt regeln, Vorrang vor dem HinSchG haben. Das bedeutet, wenn es für einen bestimmten Bereich spezielle gesetzliche Regelungen zum Hinweisgeberschutz gibt, dann gehen diese Regelungen dem allgemeinen HinSchG vor.

Der Grund dafür liegt in der Spezifität dieser Regelungen. Oft sind solche besonderen Vorschriften präziser und an die speziellen Gegebenheiten des jeweiligen Bereichs angepasst. Sie können deshalb einen effektiveren oder angemesseneren Schutz für Hinweisgeber bieten.

Es ist wichtig, dass bei der Anwendung des Hinweisgeberschutzgesetzes stets geprüft wird, ob besondere Vorschriften existieren, die den gleichen Sachverhalt regeln und möglicherweise Vorrang haben.

Ja, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt neben den Hinweisgebern auch weitere Personenkreise.

Gemäß §1 Abs. 1 HinSchG sind Personen geschützt, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Dies sind die sogenannten hinweisgebenden Personen oder Whistleblower.

Darüber hinaus schützt das Gesetz gemäß §1 Abs. 2 HinSchG auch Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Das können beispielsweise Personen sein, die in den gemeldeten Verstoß involviert sind, oder solche, die auf andere Weise durch die Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Die gesetzlichen Bestimmungen zielen darauf ab, Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern (§36 HinSchG) und einen sicheren Raum für die Meldung von Fehlverhalten zu schaffen. Dies dient der Förderung von Transparenz und Verantwortung in der Arbeitswelt und dem Schutz von Personen, die dazu beitragen.

Die genauen Details des Schutzes können je nach spezifischen Umständen variieren und sollten im Zweifelsfall mit einem Rechtsanwalt oder anderen Rechtsexperten geklärt werden.

Zusammenfassend bietet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen umfassenden Schutz für Hinweisgeber und für Personen, die auf andere Weise von Meldungen oder Offenlegungen betroffen sind. Es leistet einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmenskultur und der rechtlichen Sicherheit in Unternehmen.

Ein Unternehmen, das nach §12 HinSchG verpflichtet ist, eine Meldestelle einzurichten, kann sich nach §14 Abs. 1 HinSchG dazu entscheiden, einen Dritten als sog. externen Meldestellenbeauftragten zu betrauen und somit die interne Meldestelle auszulagern.

Ist diese ausgelagerte interne Meldestelle daher eine externe Meldestelle?

Nein. Eine ausgelagerte interne Meldestelle bei einem Unternehmen, bei der die Funktion der Meldestelle an einen externen Dienstleister (externer Meldestellenbeauftragter – s. unsere Dienstleistung) oder eine Ombudsperson übertragen wird, erfüllt zwar bestimmte Merkmale einer externen Meldestelle, ist jedoch nicht identisch mit einer behördlichen externen Meldestelle im Sinne des HinSchG.

Das Gesetz bezieht sich bei externen Meldestellen in den §§19ff. HinSchG speziell auf staatlich eingerichtete Meldestellen bei Behörden, die unabhängig von den Unternehmen agieren und eine spezifische Rolle im Hinweisgeber- und Whistleblowerschutz einnehmen. Eine ausgelagerte interne Meldestelle ist daher keine externe Meldestelle!

• Unabhängigkeit:
  Externe Meldestellen sind unabhängig von den Unternehmen und agieren objektiv bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen. Dadurch wird möglichen Interessenkonflikten entgegengewirkt.
• Vertraulichkeit und Schutz:
  Durch die externe Stelle wird die Vertraulichkeit der Hinweisgeber und der beteiligten Personen besser geschützt, da sie keine direkte Verbindungen zum Unternehmen haben und nicht weisungsgebunden sind. Ferner wird der externe Dienstleister im eigenen Interesse nicht seinen guten Ruf durch rechtswidrige (! – §§8,9 HinSchG!)  Indiskretion gegenüber aufs Spiel setzen.
• Fachwissen und Erfahrung:
  Externe Meldestellenbeauftragte bringen spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung sowohl im Betrieb einer technischen Plattform, in der Einrichtung entsprechender Prozesse und Alarmierungsketten und letztlich im konkreten Umgang mit Hinweisen und Whistleblowing-Fällen und den Hinweisgebern mit, was ihre Effektivität und Effizienz erhöht und teures Lehrgeld vermeiden hilft.
• Objektive und unabhängig Untersuchungen:
  Durch die externe Position können unabhängige Untersuchungen von Hinweisen durchgeführt werden, was die Objektivität und Glaubwürdigkeit der Untersuchungsergebnisse fördert. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter (Betriebsrat/Personalrat) ein eher angespanntes Verhältnis haben.
• Neutralität und Konfliktvermeidung:
  Externe Meldestellenbeauftragte agieren neutral und können möglichen sowohl Interessenkonflikten als auch Eskalationen und Indiskretionen im „Flurfunk“ entgegenwirken.
• Effektive Kommunikation:
  Durch die externe Position wird eine effektive und transparente Kommunikation mit den Hinweisgebern sowie den betroffenen Personen ermöglicht.
• Reduzierung von Reputationsrisiken:
  Durch den Einsatz eines externen Meldestellenbeauftragten können Unternehmen potenzielle Reputationsrisiken im Zusammenhang mit Hinweisgeber-Fällen besser managen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:
  Externe Meldestellenbeauftragte sind mit den relevanten gesetzlichen Bestimmungen vertraut und nach §15 Abs. 2 HinSchG unterwiesen und gewährleisten durch ihre nachgewiesene Fachkunde eine rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeber- und Whistleblowerschutzes.

Diese Vorteile machen einen externen Meldestellenbeauftragten zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine unabhängige und effektive Meldestelle einrichten möchten.

Die Unterscheidung zwischen internen und externen Meldestellenbeauftragten dient der Klarstellung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten:

• Interne Meldestellenbeauftragte sind im Unternehmen als Mitarbeiter tätig und übernehmen die Aufgaben einer Meldestelle,
• Externe Meldestellenbeauftragte sind externe Dritte, Dienstleister oder Ombudspersonen, die vom Unternehmen beauftragt werden, die Funktion einer Meldestelle wahrzunehmen. Diese Dienstleistung als externe Meldestellenbeauftragte bieten wir gerne an.

In der Organisation der Meldestelle ist das Unternehmen nach §14 Abs. 1 HinSchG frei, d.h. es kann nach eigenem Ermessen interne oder externe Meldestellenbeauftragte einsetzen. Es ist wichtig, die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um eine effektive und rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeberschutzes sicherzustellen uns Haftungsfragen zu entgehen.

Eine interne Meldestelle ist nach §12 HinSchG eine Meldestelle bei einem Unternehmen.
Eine externe Meldestelle ist dagegen eine nach §19ff HinSchG eingerichtete Meldestelle bei einer Behörde.

Merke: eine ausgelagerte interne Meldestelle ist keine externe Meldestelle! Hier spricht man besser von internen und externen Meldestellenbeauftragten!

Der Hinweisgeber hat nach §7 HinSchG ein Wahlrecht, ob er sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wendet, er ist in jedem Fall gleichermaßen geschützt.

Nein, eine dedizierte E-Mail-Adresse ist nach herrschender Meinung nicht ausreichend für ein effektives Hinweisgebersystem gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das HinSchG legt bestimmte Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb interner Meldekanäle fest, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.

Gemäß §16 Absatz 3 HinSchG müssen die internen Meldekanäle Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Während Anonymität keine explizite Forderung mehr ist, kann sie dennoch für Hinweisgeber attraktiver sein, da sie sich auch an externe, behördliche Stellen wenden dürfen, um ihre Identität zu wahren. Um den Schutz der Identität und den Zugriff durch die IT-Abteilung zu gewährleisten, sollten sichere Hinweisgebersysteme verwendet werden, die auf den Servern des Anbieters gehostet werden und die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleisten.

Darüber hinaus sieht §14 HinSchG vor, dass Unternehmen auch externe Dienstleister (sog. externe Meldestellenbeauftragte) als interne Meldestellen beauftragen können, sofern diese die erforderlichen Garantien für Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bieten.

Die Einrichtung eines wirksamen Hinweisgebersystems erfordert sorgfältige Überlegungen und die Auswahl geeigneter Tools oder Dienstleister, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Die Einführung interner Meldekanäle ist nach dem §12 HinSchG für Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern bis zum 2. Juli 2023 verpflichtend. Dennoch tritt die Regelung, nach der ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro für nicht eingerichtete oder betriebene Meldekanäle verhängt werden kann, erst am 1. Dezember 2023 in Kraft. Bis dahin werden keine Bußgelder für das Fehlen solcher Maßnahmen erhoben.
Unabhängig von der Mitarbeiterzahl müssen auch Unternehmen aus bestimmten Branchen (z.B. Finanzdienstleistungen) Meldekanäle einrichten (§ 12 Absatz 3 HinSchG).

Unternehmen mit üblicherweise 50 bis 249 Mitarbeitern haben eine verlängerte Frist zur Einrichtung dieser Kanäle bis zum 17. Dezember 2023. Laut § 14 Absatz 2 HinSchG dürfen diese Unternehmen Ressourcen bündeln und eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen betreiben.

Kleine Unternehmen mit in der Regel bis zu 49 Mitarbeitern sind von der Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen. Dennoch dürften die Schutzbestimmungen des HinSchG (insbesondere der Schutz vor Repressalien gemäß § 36 HinSchG) auch in diesen kleineren Unternehmen Anwendung finden, z.B. wenn ein Mitarbeiter einen Rechtsverstoß meldet. Daher ist die Frage, ob diese Unternehmen nicht auch freiwillig eine Meldestelle einrichten, um Meldungen intern melden zu lassen, bevor sich Beschäftigte an externe (= behördliche) Meldestellen wenden.

Gemäß HinSchG sind nicht alle Verstöße, die ein Mitarbeiter melden könnte, vom Gesetz erfasst. Allerdings bietet § 2 HinSchG einen sehr umfangreichen Schutzbereich. Der Schutz nach HinSchG wird für hinweisgebende Personen gewährt, wenn sie folgende Verstöße melden:

• Verstöße gegen strafrechtliche Bestimmungen: Dies bezieht sich auf sämtliche Strafbestimmungen nach deutschem Recht.
• Verstöße, die mit einem Bußgeld sanktioniert werden (also Ordnungswidrigkeiten), sofern die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Gesundheit oder den Rechten von Arbeitnehmern oder deren Vertretungsorganen dient. Dies umfasst beispielsweise Bestimmungen im Bereich des Arbeitsschutzes und der Gesundheitssicherheit, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldbestimmungen, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Informationspflichten gegenüber Betriebsratsorganen sanktionieren.
• Darüber hinaus sind alle Verstöße gegen Bundes- und Landesgesetze umfasst, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Vorschriften erlassen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in vielen verschiedenen Bereichen wie: Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Anforderungen an die Produktsicherheit, Anforderungen an die Verkehrssicherheit, Vorschriften für den Transport gefährlicher Güter, Vorschriften für den Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Arzneimittel und Medizinprodukte, Bestimmungen des Verbraucherschutzes, Datenschutz- und IT-Sicherheitsbestimmungen, Vorschriften für das Vergaberecht, Regelungen zur Rechnungslegung von Kapitalgesellschaften, Bestimmungen im Bereich des Wettbewerbsrechts usw.
• Schließlich wurde der Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamten erweitert, die einen Verstoß gegen die Treuepflicht zur Verfassung darstellen, wahrscheinlich im Lichte der Ereignisse um die „Reichsbürger-Razzia“.

Bitte beachten Sie: Eine Voraussetzung ist immer, dass die Verstöße sich auf den Arbeitgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit der die hinweisgebende Person in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG).

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet Schutz für natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die gemäß dem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen) gemäß §1 Abs. 1 HinSchG.

Unter die Kategorie „hinweisgebende Personen“ fallen laut §3 HinSchG „Beschäftigte“, die auf folgende Weise definiert sind:

– Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§3 Abs. 8 Nr. 1 HinSchG)
– Personen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 2 HinSchG)
– Beamtinnen und Beamte (§3 Abs. 8 Nr. 3 HinSchG)
– Richterinnen und Richter, ausgenommen ehrenamtliche Richterinnen und Richter (§3 Abs. 8 Nr. 4 HinSchG)
– Soldatinnen und Soldaten (§3 Abs. 8 Nr. 5 HinSchG)
– Personen, die aufgrund ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen gelten. Dazu gehören auch Heimarbeiter und ähnlich Beschäftigte (§3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG)
– Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 7 HinSchG)

Gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG müssen interne Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten und Leiharbeitnehmern zur Verfügung stehen. Ob die Meldekanäle auch für andere Personen, die in Beziehung zum Unternehmen stehen, geöffnet werden, obliegt der Entscheidung des Unternehmens.

Zusätzlich bietet das HinSchG Schutz für Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder von einem Hinweis betroffen sind, auch wenn sie selbst keinen Hinweis gegeben haben.