HinSchG am 2. Juli 2023 in Kraft getreten – was jetzt für Unternehmen zu tun ist
Hinweisgeberschutzgesetz ist jetzt in Kraft
Das neu in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) (bei uns im Volltext) zielt darauf ab, Individuen, insbesondere Beschäftigte (Arbeitnehmer), die Missstände in Unternehmen und Behörden offenlegen, effektiver zu schützen.
Es bringt spezifische Anforderungen für Unternehmen mit sich.
Hier einige der wichtigsten Aspekte, was Unternehmen jetzt berücksichtigen sollten:
- Einrichtung von Meldestellen: Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind nach § 12 HinSchG verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten, die Meldungen von Verstößen vertraulich entgegennehmen und bearbeiten können. Eine Pflicht zur Annahme auch anonymer Meldungen ist in letzter Minute gekippt worden, jedoch sollte erwogen werden, auch das zu ermöglichen, damit Hinweisgeber nicht von ihrem Wahlrecht nach §7 HinSchG gebrauch machen und lieber direkt und anonym an Behörden melden.
Diese Meldestellen sollen eine sichere und effektive Kommunikation zwischen den Hinweisgebern und dem Unternehmen gewährleisten. Sie sollten angemessen personell und technisch ausgestattet sein, um den Anforderungen des HinSchG gerecht zu werden. - Benennung von Meldestellenbeauftragten: Die Personen, die vom Unternehmen damit betraut sind, Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten werden Meldestellenbeauftragte genannt. Sie dürfen mit dieser Rolle keinen Interessenkonflikt haben, so scheiden Organe des Unternehmens, Mitarbeiter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung regelmäßig aus. Ferner müssen diese Personen verschwiegen sein, die erforderliche Fachkunde nach § 15 Abs.2 HinSchG nachweisen können und in der Lage sein, die Eingangsbestätigung binnen Wochenfrist zu versenden. Hier bietet sich regelmäßig eine Auslagerung an externe Meldestellenbeauftragte an.
- Schutz der Hinweisgeber: Das HinSchG verpflichtet Unternehmen, Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen. Dies kann durch klare Richtlinien, Verfahren und Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter erreicht werden. Auch sollen Hinweisgeber vor ungerechtfertigten Nachteilen geschützt werden, die durch ihre Meldungen entstehen könnten.
- Meldeprozesse etablieren: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über robuste Compliance-Verfahren verfügen, um Meldungen effektiv zu behandeln und darauf zu reagieren. Dies könnte die Überprüfung und ggf. Anpassung bestehender Verfahren zur internen Kontrolle, Vorbereitung auf Anlässe interner Ermittlungen und Risikobewertung bedeuten.
Auslagerung der Meldestelle als effiziente Option für kleine Unternehmen
Für kleinere Unternehmen kann die Einrichtung einer internen Meldestelle eine erhebliche finanzielle und organisatorische Belastung darstellen. In diesem Zusammenhang kann die Auslagerung der Meldestelle an eine externe Einrichtung von Vorteil sein. Hier sind einige Gründe dafür:
- Kosteneffizienz: Die Auslagerung kann finanziell attraktiver sein, da die Kosten für Personal, Technologie und Schulungen vermieden werden können. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, die über begrenzte Ressourcen verfügen.
- Objektivität und Vertrauen: Eine externe Meldestelle kann eine größere Objektivität und Unabhängigkeit bieten, was das Vertrauen der Mitarbeiter in den Meldeprozess stärken kann. Mitarbeiter könnten eher bereit sein, Verstöße zu melden, wenn sie wissen, dass ihre Meldung von einer unabhängigen Stelle behandelt wird.
- Fachkompetenz: Externe Meldestellen sind in der Regel auf Compliance und Risikomanagement spezialisiert und können daher die notwendige Expertise und Erfahrung mitbringen, um Meldungen effektiv zu behandeln und Unternehmen zu beraten.
- Rechtliche Sicherheit: Da externe Meldestellen sich auf die aktuelle Gesetzeslage und die Einhaltung von Vorschriften spezialisieren, können sie dabei helfen, rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung des HinSchG zu gewährleisten.
Insgesamt stellt das HinSchG neue Anforderungen an Unternehmen, bietet aber auch die Chance, die Unternehmenskultur hinsichtlich des Umgangs mit Fehlverhalten und internen Meldungen zu verbessern und transparenter zu gestalten.