Meldestellenbeauftragte: Aufgaben, Pflichten und Risiken im Überblick
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung einer internen Meldestelle und zur Benennung eines Meldestellenbeauftragten. Doch viele Unternehmen sind sich der weitreichenden Aufgaben, rechtlichen Pflichten und potenziellen Risiken dieser Rolle nicht bewusst. Dieser Artikel erklärt detailliert, welche Verantwortung ein Meldestellenbeauftragter trägt, welche Schulungen erforderlich sind und wie Unternehmen diese Position rechtssicher besetzen.
1. Rechtliche Grundlage: § 15 HinSchG
Gemäß § 15 HinSchG ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Der Meldestellenbeauftragte ist verantwortlich für:
- die Entgegennahme von Hinweisen,
- deren rechtliche Bewertung,
- die Veranlassung angemessener Maßnahmen,
- die Einhaltung von Meldefristen (z. B. drei Monate Feedbackpflicht),
- sowie die lückenlose Dokumentation.
2. Typische Aufgaben im Alltag
- Prüfung der Stichhaltigkeit eingegangener Hinweise
- Wahrung der Anonymität und Vertraulichkeit
- Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und ggf. Strafverfolgungsbehörden
- interne Kommunikation über den Verlauf von Verfahren
- Erstellung von Berichten für die Unternehmensleitung
3. Haftungsrisiken und rechtliche Fallstricke
Unzureichend geschulte oder nicht weisungsunabhängige Meldestellenbeauftragte können zu DSGVO-Verstößen, Verfahrensfehlern und Bußgeldern führen. Unternehmen tragen die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Besetzung und Qualifizierung dieser Rolle.
4. Notwendige Kompetenzen und Schulungsinhalte
Ein Meldestellenbeauftragter benötigt:
- fundierte Kenntnisse des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO)
- Kommunikationskompetenz im Umgang mit sensiblen Sachverhalten
- rechtssichere Dokumentationspraxis
- technisches Verständnis für die Bedienung des Hinweisgebersystems
5. Wie Unternehmen den richtigen Beauftragten finden
Geeignete Personen finden sich oft in der Rechtsabteilung, im Compliance-Bereich oder im Personalwesen. Alternativ kann ein externer Dienstleister als Meldestelle beauftragt werden – ein Modell, das sich vor allem für KMU eignet.
6. Praxisbeispiel: So funktioniert’s in KMU
Ein mittelständisches Unternehmen mit 70 Mitarbeitenden entscheidet sich für eine externe Hinweisgeberlösung mit integrierter Schulung für die interne Meldestellenverantwortliche. Die Entlastung bei rechtlichen und technischen Fragen ist enorm, während alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Fazit
Die Rolle des Meldestellenbeauftragten ist zentral für ein funktionierendes Hinweisgebersystem. Unternehmen sollten diese Funktion bewusst besetzen, kontinuierlich schulen und organisatorisch absichern. Nur so lassen sich rechtliche Risiken minimieren und ein effektives Compliance-Management etablieren.
