Unterschied zwischen interner und externer Meldestelle

Warum eine externe Meldestelle keine Meldestelle für Unternehmen ist und eine interne Meldestelle auch extern sein kann.

Warum oft fälschlich nach einer externen Meldestelle gesucht wird

Wenn ein Unternehmen plant, seine Meldestelle auszulagern und diese Funktion als Dienstleistung von einem externen Anbieter beziehen möchte, sucht es oft nach einer spezialisierten, externen Meldestelle. Dies kann auf die Tendenz zurückzuführen sein, auch andere Dienstleistungen und Funktionen auszulagern. Beispiele dafür sind der Datenschutzbeauftragte und der Informationssicherheitsbeauftragte, die oft in Form von externen Dienstleistern engagiert werden, genannt der externe Datenschutzbeauftragte oder der externe Informationssicherheitsbeauftragte.

Im Bereich des Hinweisgeberschutzes ist das aber irreführend – eine ausgelagerte Meldestelle ist keine externe Meldestelle, sondern immer noch die interne Meldestelle.

Was für Meldestellen gibt es im HinSchG eigentlich?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) kennt interne und externe Meldestellen:

Interne Meldestelle (§12 bis §18 HinSchG):

  • Eine interne Meldestelle ist direkt bei einem Verpflichteten nach §12 HinSchG eingerichtet,
    in der Regel also innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation (z.B. Verein).
  • Sie betreibt Meldekanäle, führt das Verfahren durch und ergreift Folgemaßnahmen.
  • Sie kann interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.
  • Sie kann das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde.

Externe Meldestelle (§ 19, § 20, § 21, § 27, § 28):

  • Eine externe Meldestelle ist immer bei einer Behörde angesiedelt.
  • Der Bund errichtet beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen (externe Meldestelle des Bundes). Die externe Meldestelle des Bundes ist organisatorisch vom übrigen Zuständigkeitsbereich des Bundesamts für Justiz getrennt.
  • Jedes Land kann eine eigene externe Meldestelle einrichten für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen.
  • Sie prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt und keine Ausnahmen vom Anwendungsbereich dieses Gesetzes nach § 5 greifen. Ist dies der Fall, prüft sie die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Was ist nun mit der Auslagerung einer (internen) Meldestelle an Dienstleister?

§ 14 HinSchG regelt die Organisation der internen Meldestelle in einem Unternehmen:

(1) Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 2 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.

Demnach wird die Meldestelle durch die Betrauung von einer oder mehreren Personen oder eines Dritten (Meldestellenbeauftragten) errichtet. Die Beauftragung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den beauftragenden Arbeitgeber selbstverständlich nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein müssen. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen, solange diese nicht zu Interessenkonflikten führen (§ 15). Ferner müssen sie hinreichend unterwiesen sein, so dass sie die Prozesse, die Pflichten des Beschäftigungsgebers, aber auch die Rechte des Meldenden sowie anderer in der Meldung vorkommender Personen kennen und diese schützen können. Dazu sind sie hinreichend zu schulen.

Bündelung von Meldestellen für mehrere Beschäftigungsgeber

Es ist auch möglich, dass mehrere private Arbeitgeber, die in der Regel zwischen 50 und 249 Mitarbeiter beschäftigen, eine gemeinsame Stelle für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben jedoch beim einzelnen Arbeitgeber.

Wahlrecht des meldenden Mitarbeiters / Beschäftigten, an interner oder externer Meldestelle zu melden

Es ist wichtig zu beachten, dass Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, nach §7 HinSchG wählen können, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden.

  • Daher ist es für Unternehmen wichtig, die interne Meldestelle so attraktiv wie möglich zu gestalten, so dass sich der Mitarbeiter eher für die interne Meldestelle im bzw. beim Unternehmen entscheidet, als für die Meldestelle bei der Behörde.

Welche Gründe gibt es noch, warum ein Unternehmen einen sicheren Kanal zur Entgegennahme von Meldungen anbieten sollte

  1. Frühe Erkennung und Lösung von Problemen: Wenn Mitarbeiter sich wohl dabei fühlen, Bedenken intern zu äußern, kann das Unternehmen potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und angehen, bevor sie eskalieren. Dies kann dazu beitragen, Reputationsschäden oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
  2. Kontrolle über den Untersuchungsprozess: Bei internen Meldungen hat das Unternehmen mehr Kontrolle über den Untersuchungsprozess und kann geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu lösen. Im Falle einer externen Meldung würde die Untersuchung möglicherweise von einer externen Behörde durchgeführt, was zu strengeren Auflagen und Sanktionen führen kann.
  3. Vertrauensbildung: Ein effektives internes Meldesystem kann das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation stärken. Es sendet die Botschaft, dass das Unternehmen offen für Feedback ist und sich um die Bedenken seiner Mitarbeiter kümmert.
  4. Vermeidung Verstöße öffentlich zu machen: Wenn Mitarbeiter sich sicher fühlen, interne Kanäle zu nutzen, sind sie weniger wahrscheinlich dazu geneigt, Verstöße öffentlich zu machen, was negative Auswirkungen auf die Reputation des Unternehmens haben kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG in Deutschland (Hinweisgeberschutzgesetz) und die EU-Whistleblowing-Richtlinie bestimmte Anforderungen an interne Meldestellen stellen. Diese beinhalten unter anderem die Vertraulichkeit der Meldung und den Schutz der meldenden Person vor Vergeltungsmaßnahmen. Unternehmen müssen diese Anforderungen erfüllen, um sicherzustellen, dass ihre interne Meldestelle als attraktiv und sicher wahrgenommen wird.