Digitales Hinweisgebersystem für große, grenzüberschreitend tätige Konzernunternehmen: Neue EU-Regelungen erfordern eigenes System

Bei großen, grenzüberschreitend tätigen Konzernunternehmen war es bisher üblich, dass die Mitarbeiter Meldungen an ein zentrales Hinweisgebersystem bei der Muttergesellschaft abgeben konnten. Doch diese Praxis wird sich zukünftig ändern.

Die EU-Kommission hat in Stellungnahmen vom 02.06., 29.06. und 16.07.2021 klargestellt, dass Unternehmen die Entgegennahme von Meldungen nicht auf interne Konzerngesellschaften auslagern dürfen. Es ist zwar erlaubt, diese Aufgabe an externe Dritte zu übertragen, jedoch fallen die Konzernmutter oder andere Konzerngesellschaften nicht unter diese Kategorie.

Als Konsequenz dieser neuen Regelung müssen große Konzernunternehmen, die über 250 Mitarbeiter beschäftigen, nun ihr eigenes digitales Hinweisgebersystem etablieren. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass Hinweise auf Verstöße oder Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens unabhängig und vertraulich behandelt werden können.

Die EU-Kommission verfolgt mit dieser Vorgabe das Ziel, die Integrität und Transparenz innerhalb von Unternehmen zu stärken und Whistleblower zu schützen. Ein eigenes Hinweisgebersystem ermöglicht es den Mitarbeitern, potenzielle Verstöße anonym und sicher zu melden, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Identität aufgedeckt wird oder dass sie Repressalien ausgesetzt sind.

Die Umsetzung eines eigenen Hinweisgebersystems erfordert von den Konzernunternehmen eine sorgfältige Planung und Implementierung. Es sollte gewährleistet sein, dass das System leicht zugänglich ist und den EU-Standards für Hinweisgebersysteme entspricht.

Die Einführung eines eigenen digitalen Hinweisgebersystems bietet jedoch auch Chancen. Neben der Einhaltung der EU-Regelungen und der Verbesserung der Unternehmenskultur kann ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem auch dazu beitragen, potenzielle Schäden für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Fazit: Die neuen EU-Regelungen haben große Auswirkungen auf große, grenzüberschreitend tätige Konzernunternehmen. Die Verpflichtung zur Etablierung eines eigenen digitalen Hinweisgebersystems ist eine wichtige Maßnahme, um die Integrität zu fördern, Mitarbeiter zu schützen und eine transparente Unternehmenskultur zu schaffen. Konzernunternehmen sollten die Umsetzung dieser Regelung als Chance betrachten, um ihre Compliance zu stärken und das Vertrauen sowohl intern als auch extern zu stärken.