(1) Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8) durch eine Tonaufzeichnung, durch die Zusammenfassung ihres Inhalts in Form eines Vermerks oder durch die vollständige und genaue Niederschrift des Wortlauts in Form eines Protokolls.

(2) Für die Herstellung einer dauerhaft abrufbaren Tonaufzeichnung des Gesprächs oder für die Anfertigung eines Protokolls ist die Einwilligung der hinweisgebenden Person erforderlich.

(3) Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, den Vermerk oder das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

(4) Die Dokumentation wird gelöscht, sobald das Verfahren abgeschlossen ist.