Hinweisgebersystem – Wie sieht ein konkreter Fall aus
Der Fall tritt ein (Der Hinweisgeber beobachtet)
- Illegales Verhalten wie z.B. Diebstahl, Gewalt, Androhung von Gewalt, Sachbeschädigung
- Betrug, Geldwäsche oder die Veruntreuung von Geldern
- Bestechung anbieten oder annehmen
- Wettbewerbswidriges Verhalten
- Finanzielle Unregelmäßigkeiten
- Gesetzliche oder behördliche Anordnungen werden nicht eingehalten
- Anordnung oder Beteiligung von/an nachteiligem Verhalten gegenüber Hinweisgeber
Welchen Inhalt sollte die Meldung haben (Der Hinweisgeber berichtet)
- Ort, Datum und Uhrzeit der unzulässigen Aktivität (noch ist es eine Vermutung)
- Welche Personen sind involviert, ihre Rolle und ihre Zugehörigkeit
- Ihre Beziehung zu den involvierten Personen
- Allgemeine Art des Anliegens
- Wie sind Sie auf das Problem aufmerksam geworden
- Gibt es Zeugen
- Weitergehende Informationen, die Ihren Bericht stützen
Prüfung der Meldung und Untersuchung (Der Meldestellenbeauftragte wird aktiv)
- Überprüfung der übermittelten Informationen und der Dokumente
- Eventuelle Nachfrage beim Hinweisgeber wegen weiterer Hinweise bzw. Dokumente
- Entscheidung über die Aufnahme von Untersuchungen
- Durchführung der Untersuchung mit entsprechenden Mitteln
- Unvoreingenommene Bewertung der Ergebnisse
- Eventuell weitere Maßnahmen einleiten
- Untersuchung abschließen
Die Einleitung von Maßnahmen
- Abhängig vom Ergebnis der Untersuchung werden Maßnahmen ergriffen
- Die disziplinarischen Maßnahmen müssen sind am konkreten Verhalten orientieren
- Beim Verdacht der Beteiligung weiterer Personen werden weitere Untersuchungen eingeleitet
- Die Möglichkeit der Krisenkommunikation wird bereitgestellt
- Alle Meldungen, die vorgenommenen Untersuchungen und die Maßnahmen werden gespeichert
- Der Zugang zur Dokumentation wird über eine strenge Rechtevergabe geregelt
Die Rückmeldung an den Hinweisgeber und weitere Optionen
- Eine erste Rückmeldung (Bestätigung über den Eingang der Meldung) an den Hinweisgeber nach spätestens sieben Tagen
- Nach Abschluß der Untersuchung(en), spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung, erfolgt die Rückmeldung an den Hinweisgeber über die Entscheidung des Meldestellenbeauftragten
- Nach Abschluß des Verfahrens und der Umsetzung von Maßnahmen erhält das Unternehmen einen Bericht
- Hier hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Sachverhalt einer öffentlichen Stelle zu melden (dafür wird das Umsetzungsgesetz zur EU-Richtlinie benötigt)
- Bei der Meldung an eine Behörde wird das Gesetz dazu Vorgaben enthalten
- Die Offenlegung der Tatsachen gegenüber der Öffentlichkeit ist nur gestattet wenn:
- Der Meldestellenbeauftragte oder die Behörde keine geeigneten Maßnahmen ergriffen hat
- Eine unmittelbare Gefahr für das öffentliche Interesse besteht
- Die Gefahr von Vergeltung besteht
- Die Bekämpfung der unzulässigen Tätigkeit nicht gewährleistet ist
