Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen
(Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG)
§ 15 HinSchG – Unabhängige Tätigkeit; notwendige Fachkunde
(1) Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.
(2) Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.
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Häufige Fragen & Antworten
- Unabhängigkeit:
Externe Meldestellen sind unabhängig von den Unternehmen und agieren objektiv bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen. Dadurch wird möglichen Interessenkonflikten entgegengewirkt. - Vertraulichkeit und Schutz:
Durch die externe Stelle wird die Vertraulichkeit der Hinweisgeber und der beteiligten Personen besser geschützt, da sie keine direkte Verbindungen zum Unternehmen haben und nicht weisungsgebunden sind. Ferner wird der externe Dienstleister im eigenen Interesse nicht seinen guten Ruf durch rechtswidrige (! – §§8,9 HinSchG!) Indiskretion gegenüber aufs Spiel setzen. - Fachwissen und Erfahrung:
Externe Meldestellenbeauftragte bringen spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung sowohl im Betrieb einer technischen Plattform, in der Einrichtung entsprechender Prozesse und Alarmierungsketten und letztlich im konkreten Umgang mit Hinweisen und Whistleblowing-Fällen und den Hinweisgebern mit, was ihre Effektivität und Effizienz erhöht und teures Lehrgeld vermeiden hilft. - Objektive und unabhängig Untersuchungen:
Durch die externe Position können unabhängige Untersuchungen von Hinweisen durchgeführt werden, was die Objektivität und Glaubwürdigkeit der Untersuchungsergebnisse fördert. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter (Betriebsrat/Personalrat) ein eher angespanntes Verhältnis haben. - Neutralität und Konfliktvermeidung:
Externe Meldestellenbeauftragte agieren neutral und können möglichen sowohl Interessenkonflikten als auch Eskalationen und Indiskretionen im „Flurfunk“ entgegenwirken. - Effektive Kommunikation:
Durch die externe Position wird eine effektive und transparente Kommunikation mit den Hinweisgebern sowie den betroffenen Personen ermöglicht. - Reduzierung von Reputationsrisiken:
Durch den Einsatz eines externen Meldestellenbeauftragten können Unternehmen potenzielle Reputationsrisiken im Zusammenhang mit Hinweisgeber-Fällen besser managen. - Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:
Externe Meldestellenbeauftragte sind mit den relevanten gesetzlichen Bestimmungen vertraut und nach §15 Abs. 2 HinSchG unterwiesen und gewährleisten durch ihre nachgewiesene Fachkunde eine rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeber- und Whistleblowerschutzes.
Diese Vorteile machen einen externen Meldestellenbeauftragten zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine unabhängige und effektive Meldestelle einrichten möchten.
Die Unterscheidung zwischen internen und externen Meldestellenbeauftragten dient der Klarstellung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten:
- Interne Meldestellenbeauftragte sind im Unternehmen als Mitarbeiter tätig und übernehmen die Aufgaben einer Meldestelle,
- Externe Meldestellenbeauftragte sind externe Dritte, Dienstleister oder Ombudspersonen, die vom Unternehmen beauftragt werden, die Funktion einer Meldestelle wahrzunehmen. Diese Dienstleistung als externe Meldestellenbeauftragte bieten wir gerne an.
In der Organisation der Meldestelle ist das Unternehmen nach §14 Abs. 1 HinSchG frei, d.h. es kann nach eigenem Ermessen interne oder externe Meldestellenbeauftragte einsetzen. Es ist wichtig, die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um eine effektive und rechtskonforme Umsetzung des Hinweisgeberschutzes sicherzustellen uns Haftungsfragen zu entgehen.
Unser Hinweisgebersystem bietet auch die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Es können dabei zur weiteren Sicherstellung der Anonymisierung eine Vereinheitlichung des Textes (Elimenierung von Gross-/Kleinschreibung) vorgenommen werden. Auch kann die Meldung zeitverzögert eingereicht werden, um dem Hinweisgeber die Möglichkeit zur Beschaffung eines Alibis zu geben. Dennoch besteht selbst bei anonymen Meldungen die Möglichkeit eines Rückkanals zum Hinweisgeber für weitere Fragen und Rückmeldungen, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Dies wird durch die Bereitstellung von Zugangsdaten zum Portal gewährleistet.
Ja, Unternehmen können nach §14 Abs. 1 HinSchG („Betrauung eines Dritten“) externe Dienstleister beauftragen, um als Meldestellenbeauftragte zu fungieren. Es bleibt deshalb immer noch eine interne Meldestelle und ist keine externe Meldestelle. Dies kann besonders nützlich sein für Unternehmen, die nicht die Ressourcen oder das Fachwissen haben, um diese Rolle intern zu besetzen oder diese Funktion gerne in kompetente externe Hände legen.
Wie bieten Ihnen diese Dienstleistung gerne an – s. unsere Informationsseite zum externen Meldestellenbeauftragten.
Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus dem Verfahren für eine interne Meldestelle, das in § 17 HinSchG definiert ist. Der oder die Meldestellenbeauftragte(n) ist/sind dafür verantwortlich, Meldungen von Hinweisgebern zu empfangen, zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Sie bilden durch ihre Beauftragung die Meldestelle (§14 HinSchG). Die Meldestellenbeauftragten sind auch dafür verantwortlich, die Anonymität des Hinweisgebers nach §8f HinSchG zu schützen und sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen (sog. Repressalien) gegen ihn oder sie ergriffen werden. Wichtig ist die Freiheit der Meldestellenbeauftragten von Interessenkonflikten nach §15 Abs.1 HinSchG. Dazu ist nach §15 Abs. 2 HinSchG eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen.
Unternehmen können sichere und anonyme Meldeverfahren gewährleisten, indem sie spezielle Hinweisgeber-Portale einrichten, die die Identität des Hinweisgebers schützen und einen anonymen und verschlüsselten Rückkanal anbieten. Im Unternehmen aufgehängte Briefkästen („Kummerkasten“) oder eine dedizierte Melde-E-Mail-Adresse leitet das nicht. Darüber hinaus sollten sie klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Meldungen etablieren und sicherstellen, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber nicht toleriert werden (§36 HinSchG).
Als externe Meldestellenbeauftragte übernehmen wir die Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Ihrem Unternehmen.
Wir stellen sicher, dass
- Sie ein einfach zu bedienendes, einladendes elektronisches Hinweisgebersystem erhalten, das nach Ihrem Corporate Design gestaltet ist und Ihre Farben nutzt und auf Sie zugeschnittene texte und Sprachen verwendet.
- Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontakte im Vorfeld abgestimmt sind.
- Sie über ein Team von geschulten, externen Meldestellenbeauftragten verfügen, die sicherstellen, dass
- der Eingang werktäglich überwacht wird
- SPAM und fachfremde Meldungen ausgesondert werden
- echte Meldungen gem. festgelegtem Alarmierungsplan unverzüglich weitergereicht werden
- der Eingang der Meldung dem Hinweisgeber binnen 7 Tagen bestätigt wird
- etwaige Rückfragen zum und evtl. Antworten vom Hinweisgeber koordiniert werden
- nach spätestens 3 Monaten eine abgestimmte Abschlussmeldung an den Hinweisgeber versandt wird.
- alle gesetzlichen Anforderungen professionell und effizient erfüllt werden.
Wenn sich ein Unternehmen nicht an die Bestimmungen des HinSchG hält, sieht das Gesetz Bußgelder vor. Das gilt nicht nur dann, wenn keine Meldestelle nach §12 eingerichtet wird, sondern auch schon für den Versuch der Unterbindung einer Meldung, einer Repressalie gegen den Hinweisgeber oder einer Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung oder der Identität involvierter Personen.
Zunächst kann das Unternehmen mit einer Geldbuße belegt werden. Gemäß § 40 HinSchG können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Die genaue Höhe der Geldbuße hängt von der Schwere des Verstoßes, der Unternehmensgröße und anderen relevanten Faktoren ab. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, die seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, bleibt ein Verstoß bis Ende 2023 nach den Übergangsvorschriften in §42 HinSchG sanktionsfrei.
Aufgrund der Wahlfreiheit des Hinweisgebers nach §7 auch an eine externe (behördliche) Meldestelle zu melden, kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung oder die Einrichtung einer unkomfortablen Lösung (etwa: ohne Zusicherung von Anonymität) dazu führen, dass dem Unternehmen die Kontrolle über die Meldungen entgleitet und es Gegenstand behördlicher Ermittlungen wird.
Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das HinSchG auch zu Reputationsschäden führen. Unternehmen, die den Schutz von Hinweisgebern vernachlässigen oder Fälle von Repressalien gegen Whistleblower nicht angemessen behandeln, riskieren einen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit.
Des Weiteren kann ein Unternehmen bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen auch mit zivilrechtlichen Klagen von betroffenen Hinweisgebern rechnen. Diese können Schadensersatzansprüche geltend machen und das Unternehmen vor Gericht verklagen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG erst seit kurzer Zeit in Kraft ist und die genauen Auswirkungen und Strafen für Verstöße noch nicht umfassend erprobt wurden. Die tatsächlichen Folgen eines Verstoßes gegen das HinSchG können daher von Fall zu Fall unterschiedlich sein und von den entsprechenden Behörden und Gerichten festgelegt werden.
Um rechtliche Probleme und mögliche Sanktionen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit den Bestimmungen des HinSchG vertraut zu machen, interne Meldestellen einzurichten (die auch durch einen externen Meldestellenbeauftragten betrieben werden kann) und angemessene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern zu ergreifen. Eine ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Compliance-Verstöße aufzudecken und mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.
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