Ja, Unternehmen können nach §14 Abs. 1 HinSchG („Betrauung eines Dritten“) externe Dienstleister beauftragen, um als Meldestellenbeauftragte zu fungieren. Es bleibt deshalb immer noch eine interne Meldestelle und ist keine externe Meldestelle. Dies kann besonders nützlich sein für Unternehmen, die nicht die Ressourcen oder das Fachwissen haben, um diese Rolle intern zu besetzen oder diese Funktion gerne in kompetente externe Hände legen.

Wie bieten Ihnen diese Dienstleistung gerne an – s. unsere Informationsseite zum externen Meldestellenbeauftragten.

Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus dem Verfahren für eine interne Meldestelle, das in § 17 HinSchG definiert ist. Der oder die Meldestellenbeauftragte(n) ist/sind dafür verantwortlich, Meldungen von Hinweisgebern zu empfangen, zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Sie bilden durch ihre Beauftragung die Meldestelle (§14 HinSchG). Die Meldestellenbeauftragten sind auch dafür verantwortlich, die Anonymität des Hinweisgebers nach §8f HinSchG zu schützen und sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen (sog. Repressalien) gegen ihn oder sie ergriffen werden. Wichtig ist die Freiheit der Meldestellenbeauftragten von Interessenkonflikten nach §15 Abs.1 HinSchG. Dazu ist nach §15  Abs. 2 HinSchG eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen.

Unternehmen können sichere und anonyme Meldeverfahren gewährleisten, indem sie spezielle Hinweisgeber-Portale einrichten, die die Identität des Hinweisgebers schützen und einen anonymen und verschlüsselten Rückkanal anbieten. Im Unternehmen aufgehängte Briefkästen („Kummerkasten“) oder eine dedizierte Melde-E-Mail-Adresse leitet das nicht. Darüber hinaus sollten sie klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Meldungen etablieren und sicherstellen, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber nicht toleriert werden (§36 HinSchG).

Als externe Meldestellenbeauftragte übernehmen wir die Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Ihrem Unternehmen.

Wir stellen sicher, dass

• Sie ein einfach zu bedienendes, einladendes elektronisches Hinweisgebersystem erhalten, das nach Ihrem Corporate Design gestaltet ist und Ihre Farben nutzt und auf Sie zugeschnittene texte und Sprachen verwendet.
• Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontakte im Vorfeld abgestimmt sind.
• Sie über ein Team von geschulten, externen Meldestellenbeauftragten verfügen, die sicherstellen, dass
  • der Eingang werktäglich überwacht wird
  • SPAM und fachfremde Meldungen ausgesondert werden
  • echte Meldungen gem. festgelegtem Alarmierungsplan unverzüglich weitergereicht werden
  • der Eingang der Meldung dem Hinweisgeber binnen 7 Tagen bestätigt wird
  • etwaige Rückfragen zum und evtl. Antworten vom Hinweisgeber koordiniert werden
  • nach spätestens 3 Monaten eine abgestimmte Abschlussmeldung an den Hinweisgeber versandt wird.
• alle gesetzlichen Anforderungen professionell und effizient erfüllt werden.

Das Hinweisgeber-Portal ist eine sichere und effiziente Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, Verstöße anonym zu melden. Die Meldungen werden dann an die zuständigen Stellen im Unternehmen weitergeleitet.

Wenn sich ein Unternehmen nicht an die Bestimmungen des HinSchG hält, sieht das Gesetz Bußgelder vor. Das gilt nicht nur dann, wenn keine Meldestelle nach §12 eingerichtet wird, sondern auch schon für den Versuch der Unterbindung einer Meldung, einer Repressalie gegen den Hinweisgeber oder einer Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung oder der Identität involvierter Personen.

Zunächst kann das Unternehmen mit einer Geldbuße belegt werden. Gemäß § 40 HinSchG können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Die genaue Höhe der Geldbuße hängt von der Schwere des Verstoßes, der Unternehmensgröße und anderen relevanten Faktoren ab. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, die seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, bleibt ein Verstoß bis Ende 2023 nach den Übergangsvorschriften in §42 HinSchG sanktionsfrei. 

Aufgrund der Wahlfreiheit des Hinweisgebers nach §7 auch an eine externe (behördliche) Meldestelle zu melden, kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung oder die Einrichtung einer unkomfortablen Lösung (etwa: ohne Zusicherung von Anonymität) dazu führen, dass dem Unternehmen die Kontrolle über die Meldungen entgleitet und es Gegenstand behördlicher Ermittlungen wird.

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das HinSchG auch zu Reputationsschäden führen. Unternehmen, die den Schutz von Hinweisgebern vernachlässigen oder Fälle von Repressalien gegen Whistleblower nicht angemessen behandeln, riskieren einen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit.

Des Weiteren kann ein Unternehmen bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen auch mit zivilrechtlichen Klagen von betroffenen Hinweisgebern rechnen. Diese können Schadensersatzansprüche geltend machen und das Unternehmen vor Gericht verklagen.

Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG erst seit kurzer Zeit in Kraft ist und die genauen Auswirkungen und Strafen für Verstöße noch nicht umfassend erprobt wurden. Die tatsächlichen Folgen eines Verstoßes gegen das HinSchG können daher von Fall zu Fall unterschiedlich sein und von den entsprechenden Behörden und Gerichten festgelegt werden.

Um rechtliche Probleme und mögliche Sanktionen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit den Bestimmungen des HinSchG vertraut zu machen, interne Meldestellen einzurichten (die auch durch einen externen Meldestellenbeauftragten betrieben werden kann) und angemessene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern zu ergreifen. Eine ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Compliance-Verstöße aufzudecken und mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.