Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus dem Verfahren für eine interne Meldestelle, das in § 17 HinSchG definiert ist. Der oder die Meldestellenbeauftragte(n) ist/sind dafür verantwortlich, Meldungen von Hinweisgebern zu empfangen, zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Sie bilden durch ihre Beauftragung die Meldestelle (§14 HinSchG). Die Meldestellenbeauftragten sind auch dafür verantwortlich, die Anonymität des Hinweisgebers nach §8f HinSchG zu schützen und sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen (sog. Repressalien) gegen ihn oder sie ergriffen werden. Wichtig ist die Freiheit der Meldestellenbeauftragten von Interessenkonflikten nach §15 Abs.1 HinSchG. Dazu ist nach §15  Abs. 2 HinSchG eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen.

Wenn sich ein Unternehmen nicht an die Bestimmungen des HinSchG hält, sieht das Gesetz Bußgelder vor. Das gilt nicht nur dann, wenn keine Meldestelle nach §12 eingerichtet wird, sondern auch schon für den Versuch der Unterbindung einer Meldung, einer Repressalie gegen den Hinweisgeber oder einer Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung oder der Identität involvierter Personen.

Zunächst kann das Unternehmen mit einer Geldbuße belegt werden. Gemäß § 40 HinSchG können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Die genaue Höhe der Geldbuße hängt von der Schwere des Verstoßes, der Unternehmensgröße und anderen relevanten Faktoren ab. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, die seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, bleibt ein Verstoß bis Ende 2023 nach den Übergangsvorschriften in §42 HinSchG sanktionsfrei. 

Aufgrund der Wahlfreiheit des Hinweisgebers nach §7 auch an eine externe (behördliche) Meldestelle zu melden, kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung oder die Einrichtung einer unkomfortablen Lösung (etwa: ohne Zusicherung von Anonymität) dazu führen, dass dem Unternehmen die Kontrolle über die Meldungen entgleitet und es Gegenstand behördlicher Ermittlungen wird.

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das HinSchG auch zu Reputationsschäden führen. Unternehmen, die den Schutz von Hinweisgebern vernachlässigen oder Fälle von Repressalien gegen Whistleblower nicht angemessen behandeln, riskieren einen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit.

Des Weiteren kann ein Unternehmen bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen auch mit zivilrechtlichen Klagen von betroffenen Hinweisgebern rechnen. Diese können Schadensersatzansprüche geltend machen und das Unternehmen vor Gericht verklagen.

Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG erst seit kurzer Zeit in Kraft ist und die genauen Auswirkungen und Strafen für Verstöße noch nicht umfassend erprobt wurden. Die tatsächlichen Folgen eines Verstoßes gegen das HinSchG können daher von Fall zu Fall unterschiedlich sein und von den entsprechenden Behörden und Gerichten festgelegt werden.

Um rechtliche Probleme und mögliche Sanktionen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit den Bestimmungen des HinSchG vertraut zu machen, interne Meldestellen einzurichten (die auch durch einen externen Meldestellenbeauftragten betrieben werden kann) und angemessene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern zu ergreifen. Eine ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Compliance-Verstöße aufzudecken und mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.