Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen
(Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG)
§ 17 HinSchG – Verfahren bei internen Meldungen
(1) Die interne Meldestelle
- bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.
(2) Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Häufige Fragen & Antworten
Eine interne Meldestelle ist nach §12 HinSchG eine Meldestelle bei einem Unternehmen.
Eine externe Meldestelle ist dagegen eine nach §19ff HinSchG eingerichtete Meldestelle bei einer Behörde.
Merke: eine ausgelagerte interne Meldestelle ist keine externe Meldestelle! Hier spricht man besser von internen und externen Meldestellenbeauftragten!
Der Hinweisgeber hat nach §7 HinSchG ein Wahlrecht, ob er sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wendet, er ist in jedem Fall gleichermaßen geschützt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet Schutz für natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die gemäß dem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen) gemäß §1 Abs. 1 HinSchG.
Unter die Kategorie „hinweisgebende Personen“ fallen laut §3 HinSchG „Beschäftigte“, die auf folgende Weise definiert sind:
– Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§3 Abs. 8 Nr. 1 HinSchG)
– Personen, die zu ihrer Berufsbildung beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 2 HinSchG)
– Beamtinnen und Beamte (§3 Abs. 8 Nr. 3 HinSchG)
– Richterinnen und Richter, ausgenommen ehrenamtliche Richterinnen und Richter (§3 Abs. 8 Nr. 4 HinSchG)
– Soldatinnen und Soldaten (§3 Abs. 8 Nr. 5 HinSchG)
– Personen, die aufgrund ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen gelten. Dazu gehören auch Heimarbeiter und ähnlich Beschäftigte (§3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG)
– Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind (§3 Abs. 8 Nr. 7 HinSchG)
Gemäß § 16 Abs. 1 HinSchG müssen interne Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten und Leiharbeitnehmern zur Verfügung stehen. Ob die Meldekanäle auch für andere Personen, die in Beziehung zum Unternehmen stehen, geöffnet werden, obliegt der Entscheidung des Unternehmens.
Zusätzlich bietet das HinSchG Schutz für Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder von einem Hinweis betroffen sind, auch wenn sie selbst keinen Hinweis gegeben haben.
Nachdem eine Meldung abgegeben wurde, erhalten die designierten Meldestellenbeauftragten eine Benachrichtigung. Dies sind im Regelfall von der complianceline als externe Meldestellenbeauftragte beauftragte, vertrauenswürdige und hinsichtlich der Fachkunde zertifizierte Personen, im Einzelfall auf Wunsch des Auftraggebers auch andere interne oder externe Beauftragte (z.B. Haus-Jurist, Rechtsanwalt, etc.).
- Klassifizierung
Die Meldestellenbeauftragten werden die Meldung klassifizieren, d.h. die Meldung einordnen.
Dabei wird untersucht, ob die Meldung sich auf einen geplanten oder tatsächlichen Rechtsverstoß i.S.d. §2 HinSchG bezieht oder ob es sich um SPAM oder eine schachfremde Meldung handelt. SPAM wird entsprechend markieret und der Fall geschlossen. Fälle sachfremder Meldungen (etwa: Service-Anfragen) werden geschlossen, nachdem die Meldung an die richtige Stelle weitergeleitet wird. - Eingangsbestätigung
Die Meldestellenbeauftragten versenden an den Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung, spätestens innerhalb 7 Tagen. - Weiterleitung und Anstoßen interner Untersuchungen
Die Meldung wird dann gem. dem zuvor festgelegten Alarmierungsplan an die zuständigen Stellen weitergeleitet, die den Fall intern untersuchen - Klärung von Rückfragen
Sofern bei der internen Untersuchung Rückfragen entstehen, wird die Meldestelle durch die Meldestellenbeauftragten Kontakt mit dem Hinweisgeber aufnehmen und ihn um Feedback bitten. - Abschlussmeldung bzw. Folgemaßnahmen
Die Meldestelle wird dem Hinweisgeber nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über erfolgte Ermittlungen und deren Stand nach Rücksprache mit dem Auftraggeber geben. Sie kann in Absprache mit dem Auftraggeber weitere Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG einleiten.
Nur berechtigte Personen, die sog. Meldestellenbeauftragten, können auf die Meldungen zugreifen. In der Regel sind dies nur die von der complianceline GmbH als externe Meldestellenbeauftragte benannten Personen. Der Auftraggeber kann jedoch auch eigene interne (z.B. Rechtsabteilung) oder externe Fallbearbeiter (z.B. externen Rechtsanwalt) als weitere Meldestellenbeauftragte benennen. Die Empfänger bzw. zugriffsberechtigten Personen werden im aktuellen Hinweisgebersystem dem Hinweiegeber bei Abgabe der Meldung namentlich angezeigt. Alle internen oder externen Meldestellenbeauftragten, müssen nach §15 HinSchG die notwendige Fachkunde (Schulung/Zertifizierung) nachweisen.
Unser Hinweisgebersystem bietet auch die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Es können dabei zur weiteren Sicherstellung der Anonymisierung eine Vereinheitlichung des Textes (Elimenierung von Gross-/Kleinschreibung) vorgenommen werden. Auch kann die Meldung zeitverzögert eingereicht werden, um dem Hinweisgeber die Möglichkeit zur Beschaffung eines Alibis zu geben. Dennoch besteht selbst bei anonymen Meldungen die Möglichkeit eines Rückkanals zum Hinweisgeber für weitere Fragen und Rückmeldungen, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Dies wird durch die Bereitstellung von Zugangsdaten zum Portal gewährleistet.
Ja, Unternehmen können nach §14 Abs. 1 HinSchG („Betrauung eines Dritten“) externe Dienstleister beauftragen, um als Meldestellenbeauftragte zu fungieren. Es bleibt deshalb immer noch eine interne Meldestelle und ist keine externe Meldestelle. Dies kann besonders nützlich sein für Unternehmen, die nicht die Ressourcen oder das Fachwissen haben, um diese Rolle intern zu besetzen oder diese Funktion gerne in kompetente externe Hände legen.
Wie bieten Ihnen diese Dienstleistung gerne an – s. unsere Informationsseite zum externen Meldestellenbeauftragten.
Die Aufgabenbeschreibung ergibt sich aus dem Verfahren für eine interne Meldestelle, das in § 17 HinSchG definiert ist. Der oder die Meldestellenbeauftragte(n) ist/sind dafür verantwortlich, Meldungen von Hinweisgebern zu empfangen, zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Sie bilden durch ihre Beauftragung die Meldestelle (§14 HinSchG). Die Meldestellenbeauftragten sind auch dafür verantwortlich, die Anonymität des Hinweisgebers nach §8f HinSchG zu schützen und sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen (sog. Repressalien) gegen ihn oder sie ergriffen werden. Wichtig ist die Freiheit der Meldestellenbeauftragten von Interessenkonflikten nach §15 Abs.1 HinSchG. Dazu ist nach §15 Abs. 2 HinSchG eine entsprechende Fachkunde nachzuweisen.
Unternehmen können sichere und anonyme Meldeverfahren gewährleisten, indem sie spezielle Hinweisgeber-Portale einrichten, die die Identität des Hinweisgebers schützen und einen anonymen und verschlüsselten Rückkanal anbieten. Im Unternehmen aufgehängte Briefkästen („Kummerkasten“) oder eine dedizierte Melde-E-Mail-Adresse leitet das nicht. Darüber hinaus sollten sie klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Meldungen etablieren und sicherstellen, dass Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber nicht toleriert werden (§36 HinSchG).
Als externe Meldestellenbeauftragte übernehmen wir die Verantwortung für die Einhaltung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in Ihrem Unternehmen.
Wir stellen sicher, dass
- Sie ein einfach zu bedienendes, einladendes elektronisches Hinweisgebersystem erhalten, das nach Ihrem Corporate Design gestaltet ist und Ihre Farben nutzt und auf Sie zugeschnittene texte und Sprachen verwendet.
- Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontakte im Vorfeld abgestimmt sind.
- Sie über ein Team von geschulten, externen Meldestellenbeauftragten verfügen, die sicherstellen, dass
- der Eingang werktäglich überwacht wird
- SPAM und fachfremde Meldungen ausgesondert werden
- echte Meldungen gem. festgelegtem Alarmierungsplan unverzüglich weitergereicht werden
- der Eingang der Meldung dem Hinweisgeber binnen 7 Tagen bestätigt wird
- etwaige Rückfragen zum und evtl. Antworten vom Hinweisgeber koordiniert werden
- nach spätestens 3 Monaten eine abgestimmte Abschlussmeldung an den Hinweisgeber versandt wird.
- alle gesetzlichen Anforderungen professionell und effizient erfüllt werden.
Wenn sich ein Unternehmen nicht an die Bestimmungen des HinSchG hält, sieht das Gesetz Bußgelder vor. Das gilt nicht nur dann, wenn keine Meldestelle nach §12 eingerichtet wird, sondern auch schon für den Versuch der Unterbindung einer Meldung, einer Repressalie gegen den Hinweisgeber oder einer Verletzung der Vertraulichkeit der Meldung oder der Identität involvierter Personen.
Zunächst kann das Unternehmen mit einer Geldbuße belegt werden. Gemäß § 40 HinSchG können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Die genaue Höhe der Geldbuße hängt von der Schwere des Verstoßes, der Unternehmensgröße und anderen relevanten Faktoren ab. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, die seit dem 2. Juli 2023 verpflichtet sind eine Meldestelle zu betreiben, bleibt ein Verstoß bis Ende 2023 nach den Übergangsvorschriften in §42 HinSchG sanktionsfrei.
Aufgrund der Wahlfreiheit des Hinweisgebers nach §7 auch an eine externe (behördliche) Meldestelle zu melden, kann ein Verstoß gegen die Pflicht zur Einrichtung oder die Einrichtung einer unkomfortablen Lösung (etwa: ohne Zusicherung von Anonymität) dazu führen, dass dem Unternehmen die Kontrolle über die Meldungen entgleitet und es Gegenstand behördlicher Ermittlungen wird.
Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das HinSchG auch zu Reputationsschäden führen. Unternehmen, die den Schutz von Hinweisgebern vernachlässigen oder Fälle von Repressalien gegen Whistleblower nicht angemessen behandeln, riskieren einen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit.
Des Weiteren kann ein Unternehmen bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen auch mit zivilrechtlichen Klagen von betroffenen Hinweisgebern rechnen. Diese können Schadensersatzansprüche geltend machen und das Unternehmen vor Gericht verklagen.
Es ist wichtig zu beachten, dass das HinSchG erst seit kurzer Zeit in Kraft ist und die genauen Auswirkungen und Strafen für Verstöße noch nicht umfassend erprobt wurden. Die tatsächlichen Folgen eines Verstoßes gegen das HinSchG können daher von Fall zu Fall unterschiedlich sein und von den entsprechenden Behörden und Gerichten festgelegt werden.
Um rechtliche Probleme und mögliche Sanktionen zu vermeiden, ist es für Unternehmen ratsam, sich frühzeitig mit den Bestimmungen des HinSchG vertraut zu machen, interne Meldestellen einzurichten (die auch durch einen externen Meldestellenbeauftragten betrieben werden kann) und angemessene Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern zu ergreifen. Eine ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG kann dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter zu stärken, Compliance-Verstöße aufzudecken und mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.
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