Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen
(Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG)
§ 8 HinSchG – Vertraulichkeitsgebot
(1) Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
- der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Die Identität der in Satz 1 genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.
(2) Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist.
Häufige Fragen & Antworten
Ja, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt neben den Hinweisgebern auch weitere Personenkreise.
Gemäß §1 Abs. 1 HinSchG sind Personen geschützt, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Dies sind die sogenannten hinweisgebenden Personen oder Whistleblower.
Darüber hinaus schützt das Gesetz gemäß §1 Abs. 2 HinSchG auch Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Das können beispielsweise Personen sein, die in den gemeldeten Verstoß involviert sind, oder solche, die auf andere Weise durch die Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Die gesetzlichen Bestimmungen zielen darauf ab, Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern (§36 HinSchG) und einen sicheren Raum für die Meldung von Fehlverhalten zu schaffen. Dies dient der Förderung von Transparenz und Verantwortung in der Arbeitswelt und dem Schutz von Personen, die dazu beitragen.
Die genauen Details des Schutzes können je nach spezifischen Umständen variieren und sollten im Zweifelsfall mit einem Rechtsanwalt oder anderen Rechtsexperten geklärt werden.
Zusammenfassend bietet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einen umfassenden Schutz für Hinweisgeber und für Personen, die auf andere Weise von Meldungen oder Offenlegungen betroffen sind. Es leistet einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmenskultur und der rechtlichen Sicherheit in Unternehmen.
Nein, eine dedizierte E-Mail-Adresse ist nach herrschender Meinung nicht ausreichend für ein effektives Hinweisgebersystem gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das HinSchG legt bestimmte Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb interner Meldekanäle fest, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.
Gemäß §16 Absatz 3 HinSchG müssen die internen Meldekanäle Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Während Anonymität keine explizite Forderung mehr ist, kann sie dennoch für Hinweisgeber attraktiver sein, da sie sich auch an externe, behördliche Stellen wenden dürfen, um ihre Identität zu wahren. Um den Schutz der Identität und den Zugriff durch die IT-Abteilung zu gewährleisten, sollten sichere Hinweisgebersysteme verwendet werden, die auf den Servern des Anbieters gehostet werden und die Vertraulichkeit der Meldungen gewährleisten.
Darüber hinaus sieht §14 HinSchG vor, dass Unternehmen auch externe Dienstleister (sog. externe Meldestellenbeauftragte) als interne Meldestellen beauftragen können, sofern diese die erforderlichen Garantien für Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bieten.
Die Einrichtung eines wirksamen Hinweisgebersystems erfordert sorgfältige Überlegungen und die Auswahl geeigneter Tools oder Dienstleister, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Nachdem eine Meldung abgegeben wurde, erhalten die designierten Meldestellenbeauftragten eine Benachrichtigung. Dies sind im Regelfall von der complianceline als externe Meldestellenbeauftragte beauftragte, vertrauenswürdige und hinsichtlich der Fachkunde zertifizierte Personen, im Einzelfall auf Wunsch des Auftraggebers auch andere interne oder externe Beauftragte (z.B. Haus-Jurist, Rechtsanwalt, etc.).
- Klassifizierung
Die Meldestellenbeauftragten werden die Meldung klassifizieren, d.h. die Meldung einordnen.
Dabei wird untersucht, ob die Meldung sich auf einen geplanten oder tatsächlichen Rechtsverstoß i.S.d. §2 HinSchG bezieht oder ob es sich um SPAM oder eine schachfremde Meldung handelt. SPAM wird entsprechend markieret und der Fall geschlossen. Fälle sachfremder Meldungen (etwa: Service-Anfragen) werden geschlossen, nachdem die Meldung an die richtige Stelle weitergeleitet wird. - Eingangsbestätigung
Die Meldestellenbeauftragten versenden an den Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung, spätestens innerhalb 7 Tagen. - Weiterleitung und Anstoßen interner Untersuchungen
Die Meldung wird dann gem. dem zuvor festgelegten Alarmierungsplan an die zuständigen Stellen weitergeleitet, die den Fall intern untersuchen - Klärung von Rückfragen
Sofern bei der internen Untersuchung Rückfragen entstehen, wird die Meldestelle durch die Meldestellenbeauftragten Kontakt mit dem Hinweisgeber aufnehmen und ihn um Feedback bitten. - Abschlussmeldung bzw. Folgemaßnahmen
Die Meldestelle wird dem Hinweisgeber nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über erfolgte Ermittlungen und deren Stand nach Rücksprache mit dem Auftraggeber geben. Sie kann in Absprache mit dem Auftraggeber weitere Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG einleiten.
Nur berechtigte Personen, die sog. Meldestellenbeauftragten, können auf die Meldungen zugreifen. In der Regel sind dies nur die von der complianceline GmbH als externe Meldestellenbeauftragte benannten Personen. Der Auftraggeber kann jedoch auch eigene interne (z.B. Rechtsabteilung) oder externe Fallbearbeiter (z.B. externen Rechtsanwalt) als weitere Meldestellenbeauftragte benennen. Die Empfänger bzw. zugriffsberechtigten Personen werden im aktuellen Hinweisgebersystem dem Hinweiegeber bei Abgabe der Meldung namentlich angezeigt. Alle internen oder externen Meldestellenbeauftragten, müssen nach §15 HinSchG die notwendige Fachkunde (Schulung/Zertifizierung) nachweisen.
Unser Hinweisgebersystem bietet auch die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben. Es können dabei zur weiteren Sicherstellung der Anonymisierung eine Vereinheitlichung des Textes (Elimenierung von Gross-/Kleinschreibung) vorgenommen werden. Auch kann die Meldung zeitverzögert eingereicht werden, um dem Hinweisgeber die Möglichkeit zur Beschaffung eines Alibis zu geben. Dennoch besteht selbst bei anonymen Meldungen die Möglichkeit eines Rückkanals zum Hinweisgeber für weitere Fragen und Rückmeldungen, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Dies wird durch die Bereitstellung von Zugangsdaten zum Portal gewährleistet.
Ja, Unternehmen können nach §14 Abs. 1 HinSchG („Betrauung eines Dritten“) externe Dienstleister beauftragen, um als Meldestellenbeauftragte zu fungieren. Es bleibt deshalb immer noch eine interne Meldestelle und ist keine externe Meldestelle. Dies kann besonders nützlich sein für Unternehmen, die nicht die Ressourcen oder das Fachwissen haben, um diese Rolle intern zu besetzen oder diese Funktion gerne in kompetente externe Hände legen.
Wie bieten Ihnen diese Dienstleistung gerne an – s. unsere Informationsseite zum externen Meldestellenbeauftragten.
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